Behandling av personuppgifter hos gymnasieskola och gymnasiesärskola

Enligt Dataskyddsförordningens artikel 6 c) får personuppgifter behandlas om det är nödvändigt för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige. Enligt artikel 6 e) får personuppgifter behandlas om det är nödvändigt för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning. Det är med stöd av dessa bestämmelser som vi inom gymnasieskolan och gymnasiesärskolan behandlar personuppgifter.

Personuppgifter i form av adresser används för att informerar vårdnadshavare och elever om utbildning i förskolor, förskoleklasser, grundskolor, grundsärskolor, fritidshem, gymnasieskolor och gymnasiesärskolor och pedagogisk verksamhet som erbjuds i eller av kommunen. Nämnderna ska enligt skollagen lämna information till vårdnadshavare och elever om utbildning i de nämnda verksamheterna som erbjuds i eller av kommunen. Behandlingen av personuppgifterna sker med stöd av 6.1.e GDPR (allmänt intresse).

I de fall vi behandlar personuppgifter i ett IT-system lämnas personuppgifter i form av namn, personnummer samt klass/grupptillhörighet ut till leverantören för att skapa användarkonton i de fall det behövs. Leverantören har också ofta tillgång till våra personuppgifter i och med drift, underhåll och support av systemet. I dessa fall tecknar vi alltid ett särskilt avtal, ett personuppgiftsbiträdesavtal, med leverantören där det tydligt framgår att personuppgifter endast får hanteras i enlighet med våra instruktioner och att sekretess gäller för uppgifterna.

Elevadministration

För elevadministrativa ändamål samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av elevers och vårdnadshavares namn, personnummer och adress. Vi behandlar också namn, personnummer, adress och telefonnummer till föräldrar som inte är vårdnadshavare. Vidare behandlas uppgifter om vilken skola, årskurs, program och klass eleven går i, eventuella studieavbrott samt om eleven läser modersmål. Uppgifterna behövs bland annat för att utforma scheman, ta fram klasslistor, sätta betyg och kontakta hemmet vid behov. Vi bevarar uppgifterna för all framtid. Vi har en rättslig skyldighet att lämna ut uppgifter om modersmål, moderna språk, svenska som andraspråk, förekomst av åtgärdsprogram och resultat på nationella prov till Statistiska centralbyrån. Till Centrala studiestödsnämnden lämnar vi uppgifter om personnummer, namn, studieväg och årkurs. 

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: IST AB och Skola 24

Resursfördelning

För att kunna betala ut skolpeng till våra skolor samt andra huvudmän samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av elevers namn, personnummer och adress. Även vilken skola, program, årskurs och klass eleven går i behandlas och om eleven läser modersmål. Samma uppgifter samlas in för att kunna fakturera andra kommuner vars elever går i skola i Haninge. Vi sparar uppgifter om ut- och inbetalningar av skolpeng i 10 år. Uppgifterna lämnas ut till den skola eleven går på och elevens hemkommun.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: IST AB

Mottagande i gymnasiesärskola

Inför ett mottagande gymnasiesärskola behandlas personuppgifter i form av namn och personnummer samt pedagogisk, social, medicinsk och psykologisk utredning. En placering i gymnasiesärskola följs också regelbundet upp varvid personuppgifter behandlas. Uppgifterna sparas för all framtid och lämnas inte ut utanför utbildningsförvaltningen.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: IST AB och CompuGroup Medical AB

Lärplattform

I gymnasieskolan och gymnasiesärskolan använder vi lärplattformen Vklass. Där behandlas personuppgifter i form av elevens namn och personnummer, vårdnadshavares namn och kontaktuppgifter, skola, årskurs och klass. Uppgifterna hämtas från vår elevdatabas. Dessutom behandlas uppgifter om schema, frånvaro, betyg, omdömen, ämnesmatriser med koppling till mål i de olika ämnena, skriftliga individuella utvecklingsplaner och studieplaner samt resultat på nationella prov. Syftet med behandlingen är att sätta betyg, registrera frånvaro, följa upp elevernas kunskapsutveckling samt kommunikation mellan lärare, elever och vårdnadshavare.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: Softronic AB.

Ärenden om kränkande behandling och trakasserier

Skolans personal har en skyldighet att anmäla till rektor om en elev anser sig vara utsatt för kränkande behandling. Rektor har en skyldighet att i sin tur anmäla det till huvudmannen och att utreda händelsen. I samband med en sådan händelse behandlas personuppgifter om de inblandade eleverna i form av namn, födelsedatum, årskurs och klass samt vad som skett i det aktuella fallet. Rör det sig om trakasserier behandlas vilken diskrimineringsgrund som är tillämplig. Vi bevarar uppgifterna för all framtid. Uppgifterna lämnas inte ut till någon utanför utbildningsförvaltningen.

Laglig grund: Rättslig skyldighet/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: Digital Fox AB.

Stöd till elever

Vi behandlar personuppgifter inom vårt arbete med stöd till elever som inte når kunskapskraven i form av namn, personnummer, årskurs, klass, skola samt stödbehov och insatta stödåtgärder. Det sker i form av utredningar, åtgärdsprogram, handlingsplaner och uppföljningar. Uppgifterna samlas in från till exempel lärare på skolan, elevhälsan samt elev och vårdnadshavare själva.

För elever med omfattande behov av särskilt stöd kan skolan ansöka om extra resurser från utbildningsförvaltningen. I sådana fall behandlas uppgifterna ovan även i den processen. Detsamma gäller elever som är folkbokförda i Haninge kommun men går i en fristående skola.

Vi bevarar uppgifterna för all framtid. Uppgifterna lämnas inte ut till någon utanför utbildningsförvaltningen.

Listor med elever som har specialkost finns på skolorna och sparas så länge eleverna finns kvar på skolan. Uppgifterna lämnas ut utanför skolan om det behövs i samband med till exempel skolresa där annan än skolan står för maten.

Laglig grund: Rättslig skyldighet/myndighetsutövning.

Den medicinska och psykologiska elevhälsan

Skolsköterska, skolläkare och psykolog för journaler över den vård som ges till elever. Journalerna innehåller uppgifter om namn, adress, personnummer och namn på vårdnadshavare som samlas in från vår elevdatabas. Uppgifter om hälsa samlas in från eleven och vårdnadshavaren själva. Journaler har stort forskningsvärde och arkiveras för all framtid. Arkiveringen sker året efter att eleven fyllt 23 år. Alla givna vaccinationer i det allmänna vaccinationsprogrammet för barn rapporteras till ett nationellt vaccinationsregister vid Folkhälsomyndigheten.

Laglig grund: rättslig skyldighet/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: IST AB och CompuGroup Medical AB

Pedagogisk plattform för skolarbeten

Google Suit for Education används som pedagogiskt verktyg. Det är en molnbaserad tjänst som på olika sätt förenklar och förbättrar skolarbetet. Det innehåller redskap för bland annat skapande av texter och presentationer, mejl, kalender, blogg och egna hemsidor. Det finns också en del som heter Google Classroom där lärarna på ett enkelt och effektivt sätt kan arbeta med utbildningsdelar, ge uppgifter, få in svar och också ge omdömen på arbetena som är inlämnade. Verktygen används enbart i pedagogiskt syfte och för kommunikation och planering kring skolarbetet. I systemet behandlas personuppgifter i form av namn och födelsedata, e-post samt sparade dokument och arbeten. Elevens konto och material raderas när eleven slutar skolan.

Uppföljning av kunskapsresultat i gymnasiet

I årskurs 1 i gymnasiet genomförs kunskapskontroller i matematik och läsning. Syftet med kontrollerna är att lärarna ska få kännedom om elevernas kunskapsnivå när de börjar gymnasiet. Resultatet ligger till grund för planering av lektionerna så att de hamnar på rätt nivå. Kunskapsresultaten sammanställs med elevens namn och personnummer.

Uppföljning sker av elevernas betyg av utbildningsförvaltningen som sedan skickas till lärare/rektorer. Syftet är att rektorer och lärare ska få ett underlag där de kan se framförallt vilka elever som inte nått målen, fånga upp eleverna och arbeta fram en plan så att eleverna kan nå målen. Namn, personnummer och gymnasieprogram redovisas i sammanställningen.

Uppgifterna gallras när de inte längre är aktuella.

Dokumentation om elevernas kunskapsutveckling

Alla lärare dokumenterar elevernas kunskapsutveckling. Personuppgifter behandlas då i form av namn, klass och resultat på uppgifter/prov. Uppgifterna gallras när de inte längre behövs av läraren för att sätta betyg/omdöme.

Skolskjuts

Vid ansökan om skolskjuts inom gymnasiesärskolan behandlas personuppgifter i form av namn, adress, skola, personnummer, vårdnadshavare och i förekommande fall uppgifter om hälsa. Behandlingen är nödvändig för att avgöra om en elev har rätt till skolskjuts. Ansökan och beslut sparas i två år och gallras sedan. Uppgifter om namn, adress, skola, kontaktuppgifter till vårdnadshavare samt eventuella hjälpmedel (till exempel rullstol) lämnas ut till det taxibolag som utför skolskjutsen. Fakturor från taxibolaget innehåller uppgifter om namn på elever som har skjutsats, vilket datum samt mellan vilka adresser. Fakturor sparas i 10 år.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: ptiplan AB

Inackorderingsbidrag

För att avgöra om en elev har rätt till inackorderingsbidrag behandlas personuppgifter i form av namn, personnummer, folkbokföringsadress, telefonnummer, inackorderingsadress, skola, program, årskurs, klass, orsak till ansökan, vårdnadshavares namn och personnummer samt bank och kontonummer. Uppgifterna sparas för all framtid.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: IST AB.

Övrig dokumentation om elever

I förekommande fall behandlas ytterligare personuppgifter om elever i form av bl.a. orosanmälningar, utredningar och beslut i ärenden om disciplinära åtgärder, egenvårdsplaner och incidentrapporter. Dessa uppgifter bevaras för all framtid. Vidare behandlas personuppgifter i form av byte av studieväg, språkval, byte av kurs, praktik etc. Dessa uppgifter gallras när de inte längre behövs.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Senast uppdaterad: 22 mars 2021