Sekretess och offentlighetsprincipen

Vad är allmänna handlingar?

En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Det kan vara exempelvis brev, protokoll, beslut, e-post, och video- eller bandupptagningar.

Enligt lagen är en handling allmän när den har inkommit till eller upprättats av kommunen och förvaras där.

All inkommande korrespondens (brev, fax, e-post och så vidare) med kommunen blir offentliga allmänna handlingar som kan läsas av andra om de inte omfattas av någon sekretessbestämmelse.

Du kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev i ett ärende, som rör en kommunal fråga, till tjänstemän eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är då ändå skyldiga att se till att ditt brev diarieförs hos kommunens registrator.

En handling som upprättas av kommunen anses upprättad och allmän  när den har expedierats eller när ärendet handlingen tillhör har slutbehandlats eller, om handlingen ej hänför sig till visst ärende, när den har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts. Minnesanteckningar och utkast eller koncept blir bara allmänna handlingar om de expedieras eller tas om hand för arkivering.

Vad innebär sekretess?

Av offentlighets- och sekretesslagen framgår vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människors personliga integritet, till exempel i ärenden som rör socialtjänsten. Kommun avgör med stöd av lagen  om en handling helt eller delvis ska sekretessbeläggas. Om du skickar ett brev till kommunen och skriver "hemligt" på brevet blir det ändå inte sekretessbelagt, om inte lagen medger det.

Var finns handlingarna?

Kommunen måste registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade så att man lätt kan hitta det man söker. I allmänhet är det kommunens registratorer som ordnar handlingarna i ett diarium, som normalt sett också är en allmän handling. På varje förvaltning finns ett registratur som du kan kontakta om du har frågor angående allmänna handlingar och utlämnande.

Hur fort kan jag få handlingarna?

Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut "skyndsamt" och "utan dröjsmål ". I praktiken innebär det att de ska lämnas ut omedelbart om du personligen besöker kommunen. Om du beställer materialet per telefon eller brev, får det ta maximalt två dagar. Om en begärd handling måste genomgå sekretessprövning får utlämnandet ta längre tid. Hur lång tid utlämnandet får ta beror på omfattningen.

Ta del av handlingar

Du kan läsa handlingarna på stället och sedan lämna tillbaka dem. Du kan också skriva av dem eller be att få kopior och ta med dig hem. Alternativt kan du kontakta kommunen och få handlingarna hemskickade med post. Kommunen är inte skyldig att lämna ut handlingar via e-post.

Kommunen har rätt att ta betalt för utlämnande av allmänna handlingar enligt fastställd taxa som finns i högerspalten.

Du får vara anonym

Enligt lagen behöver du inte tala om vem du är när du vill ha allmänna, offentliga handlingar. Ingen har heller rätt att fråga vad du skall ha handlingarna till. Om handlingarna kan tänkas omfattas av sekretess har kommunen däremot rätt att fråga vem du är för att kunna göra en sekretessprövning.

Du kan klaga

Om du nekas att ta del av en handling i dess helhet som kommunen bedömer är sekretessbelagd, har du enligt lagen rätt att begära ett skriftligt överklagbart beslut från kommunen. Om du då anser att kommunen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten.