Policy för inköp och upphandling

Här följer policyn i sin helhet:

Inledning och syfte

Haninge kommun gör årligen inköp av varor, tjänster och entreprenader till stora belopp. Genom att ställa väl avvägda krav på de varor, tjänster och entreprenader som upphandlas och att följa upp ingångna avtal och anlitade entreprenörer aktivt, bidrar inköpen till att uppfylla kommunfullmäktiges vision, mål och löften till invånarna samt nämndernas och bolagens mål.

Haninge kommuns inriktning är att verksamhet ska konkurrensutsättas för att bidra till kontinuerlig kvalitetsutveckling och ökad kostnadseffektivitet i de av kommunen finansierade verksamheterna. Kommunens inköpsarbete ska kunna erbjuda invånarna en mångfald av aktörer genom att ta vara på den konkurrens som erbjuds på marknaden av privata utförare.

Allt inköps- och upphandlingsarbete i Haninge kommun ska genomföras i enlighet med upphandlingslagarna, lag om valfrihetssystem, övrig gällande lagstiftning och av kommunen fastställda styrande dokument. Syftet med policy för inköp och upphandling är att lägga fast kommunens målbild och strategier för inköp och upphandling samt att tydliggöra ansvarsfördelningen inom kommunen.

Policyn lägger en grund för det strategiska arbetet och i förlängningen för det dagliga arbetet med upphandling och inköp i kommunen. Den avser hela processen för att anskaffa varor, tjänster och entreprenader; från strategisk analys och planering inför inköp till upphandling och aktiv förvaltning och uppföljning av avtal och leverantörer samt erfarenhetsåterföring.

Mål och strategier

Utgångspunkten för Haninge kommuns inköps- och upphandlingsarbete är kommunfullmäktiges vision, mål och löften till invånarna samt nämndernas och bolagens mål. Genom att främja god kvalitet och kostnadseffektivitet i inköpen ska kommunen säkerställa att kommuninvånarna får största möjliga nytta av insatta medel. Kommunens inköpsarbete ska kunna erbjuda invånarna en mångfald av aktörer genom att ta vara på den konkurrens som erbjuds på marknaden av privata utförare. Kommunens inköp ska även användas som ett verktyg för att säkerställa robust försörjning och att driva på samhällsutvecklingen i hållbar riktning.

För att uppnå visionen, kommunfullmäktiges mål och löftena till invånarna ska inköps- och upphandlingsarbetet fokusera på följande områden: Inköp av god kvalitet, En attraktiv och affärsmässig avtalspart samt Robusta och hållbara inköp.

Inköp av god kvalitet

De krav som ställs i en upphandling ska utgå från verksamhetens behov och syfta till att uppnå kommunfullmäktiges, nämndernas och bolagens mål. Vid krav på varans eller tjänstens kvalitet ska hänsyn tas till att kommunens upphandlingar även medverkar till en god ekonomisk hushållning. Utifrån uppställda kvalitetskrav ska inköpsarbetet säkerställa rätt varor, tjänster och entreprenader till bästa möjliga pris.

Genom aktiv förvaltning och uppföljning av ingångna avtal ska kommunen säkerställa att varor och tjänster levereras med efterfrågad kvalitet och till rätt pris. Ingångna avtal ska efterlevas och de sanktioner som finns ska tillämpas i förhållande till leverantörerna om så inte sker. I avtalsförvaltning ingår också att följa upp och vidta åtgärder för att upprätthålla avtalstrohet. Lärdomar från uppföljningen ska dokumenteras och användas i utvecklingen av inköpsarbetet.

En attraktiv och affärsmässig avtalspart

Haninge kommun ska vara en attraktiv och affärsmässig avtalspart som gör att leverantörer vill delta i kommunens upphandlingar. Det är viktigt att tillräckligt många leverantörer väljer att lämna anbud så att kommunen får bra anbud och bästa möjliga affärsvillkor. En god löpande dialog ska föras med leverantörerna under avtalstiden och inför upphandlingar ska en analys göras av leverantörsmarknaden.

Små och medelstora företag är en viktig del av marknaden och bidrar till en mångfald av varor och tjänster. Kommunen ska underlätta för små och medelstora företag att delta i upphandlingar genom att överväga uppdelning av inköp, undvika onödiga krav samt förenkla anbudsgivning. Kommunen ska också arbeta för att öka kunskapen om kommunens upphandling bland företagare och även utveckla och förbättra informationen till företag om kommande upphandlingar.

Inköpsarbetet ska tillvarata marknadens förmåga att erbjuda nya lösningar för att utveckla kvalitet och kostnadseffektivitet i verksamheterna. Kommunen ska där det bedöms som ändamålsenligt och lämpligt utforma upphandlingar som främjar utveckling av nya lösningar inom områden såsom arbetssätt, material eller teknik.
Kommunens agerande på marknaden ska bidra till en långsiktigt sund konkurrens. Affärer ska endast göras med seriösa leverantörer som lever upp till lagar och regler.

Robusta och hållbara inköp

Haninge kommuns inköpsarbete ska säkerställa en robust försörjning av varor och tjänster för kommunens verksamheter och i övrigt en god beredskap. Det gäller både i ett normalläge och vid samhällsstörningar och extraordinära händelser samt ytterst vid höjd beredskap och krig. För att säkerställa en robust försörjning och god beredskap ska en analys göras av de risker som är förknippade med den vara, tjänst eller entreprenad som ska upphandlas inom ramen för inköpsprocessen och vid behov ska åtgärder vidtas. När kommunen sluter avtal med en privat utförare ska kommunen säkerställa en skälig insyn i driften av den upphandlade verksamheten.

Kommunen inköpsarbete ska användas som ett verktyg för att understödja en hållbar samhällsutveckling i Haninge. Klimat- och miljöperspektivet ska integreras i inköpsprocessen. Kommunen ska ställa klimat- och miljökrav som är relevanta och proportionerliga i förhållande till den vara, tjänst eller entreprenad som ska upphandlas.

Ansvar

Kommunfullmäktige fastställer policy för inköp och upphandling. Kommunstyrelsen bistår, samordnar och följer upp nämnders och bolags arbete med konkurrensutsättning samt ansvarar för kommunövergripande upphandlingar inom avtalsområden som berör flera nämnder och bolag. Kommunstyrelsen ansvarar också för att kommunens avtal och leverantörsmarknader grupperas och styrs i kategorier för att säkerställa en effektiv, rättssäker och kvalitetssäkrad avtalsstyrning.

Nämnder och bolag ansvarar för sina upphandlingar, inköp och leverantörsavtal utifrån den konkurrensplan som tas fram i samband med arbetet med nämnd- och verksamhetsplaneringen.

Genomförande

En upphandling, större avrop eller inköp ska inledas med ett förarbete, som anpassas efter avtalets betydelse och omfattning. Inför inköp som har stor verksamhetspåverkan eller ekonomisk påverkan ska alltid en analys göras.

Analysen ska innefatta områden såsom inventering av verksamhetens behov, bedömning av potential för effektivisering, leverantörsmarknadens förutsättningar och drivkrafter, samordningspotential genom nationella och regionala avtal samt referenskostnader för upphandlingsobjektet.

Inköpsprocessens olika faser ska beslutas av behörig instans. Beslut ska fattas om att starta arbetet med en upphandling och godkänna upphandlingsdokument/förfrågningsunderlag samt om att tilldela/avbryta en upphandling. Besluten ska dokumenteras.

Haninge kommun ska, i den mån det går, samordna ramavtal, inköp och upphandlingar. Det kan ske genom samordning inom kommunen, anslutning till kommunala eller statliga inköpscentraler eller genom avrop från nationella och regionala ramavtal. Syftet är tillvarata fördelarna med samlad kompetens och samordnad administration samt de kvalitativa och ekonomiska effekterna som uppstår genom upphandlingar av stora volymer.

Kommunens befintliga avtal ska alltid användas. Direktupphandling får bara ske när avtal för en vara eller tjänst saknas och det upphandlade beloppet understiger den lagstiftande nivån. Denna upphandlingsform ska då hanteras i enlighet med gällande bestämmelser om direktupphandling enligt tillämplig upphandlingslagstiftning.

Jäv

Kommunens anseende och förtroende kan skadas vid jäv. Vid tveksamhet bör upphandlingen eller inköpet lämnas över till annan behörig för att säkerställa ”saklighet och opartiskhet” enligt kraven i regeringsformen.

Seriositetsprövning

Kommunen ska endast göra affärer med seriösa leverantörer. En seriositetsprövning av tilltänkt leverantör görs därför alltid innan avtal ingås. Prövningen innebär dels att kontrollera att leverantören betalat skatt och sociala avgifter, dels att kontrollera leverantörens kreditvärdighet i syfte att säkerställa leverantörens stabilitet och ekonomiska ställning. Ställda seriositetskrav ska följas upp löpande under avtalstiden.

Krav på meddelarskydd

Haninge kommun tillämpar i enlighet med lagstiftningen förstärkt meddelarskydd för privatanställda hos leverantörer som utför uppdrag åt kommunen inom områdena skola, vård och omsorg. Detta innebär att leverantören i det avtal som tecknas med kommunen förbinder sig att inte ingripa mot eller efterforska den som lämnat meddelande till massmedier. Om leverantören bryter mot kravet innebär det ett väsentligt kontraktsbrott och tecknat avtal med leverantören kan hävas.

Uppföljning

En viktig del i Haninge kommuns styrsystem är uppföljning och utvärdering. Uppföljning och utvärdering av Haninge kommuns konkurrensutsättning, upphandling och inköp sker inom ramen för kommunens ordinarie styr- och uppföljningssystem. I uppföljningen av kommunens mål och budget till kommunfullmäktige ingår en avrapportering av konkurrensutsättningen.

Policyn trädde i kraft 2025-05-26