Ärenden och handlingar

Diarium

Inkomna skrivelser och skrivelser som leder till ett nytt ärende diarieföras i kommunens ärendehanteringssystem. Det görs av den förvaltning som ska hantera ärendet. Under ärenderubriken registreras sedan alla handlingar som tillhör ärendet. Kontakta respektive förvaltning om du vill veta mer om ett ärende eller någon handling, se kontaktuppgifter till respektive förvaltnings registrator. Handlingar och protokoll från nämndernas sammanträden kan du ta del av här på kommunens webbplats.

Möten och protokoll

Offentlighetsprincipen

Tryckfrihetsförordningen (TF) är en av Sveriges grundlagar. Den ger medborgare rätt att ta del av allmänna, offentliga handlingar hos myndigheter och förvaltningar.

Vad är allmänna handlingar?

En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. vanligen är det brev, protokoll, beslut med mera. Det kan också handla om exempelvis e-post, fax, video- eller bandupptagningar.

En kommunal handling kan vara allmän eller inte allmän. De handlingar som inte är allmänna är till exempel tjänstemännens interna arbetsmaterial.

Enligt lagen är en handling allmän när den har inkommit till eller upprättats av kommunen och förvaras där. Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller helt eller delvis sekretessbelagda, det vill säga hemliga.

Alla allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda är offentliga. Därmed har du rätt att läsa dem.

Inkomna handlingar

All korrespondens (brev, fax, e-post och så vidare) med kommunen blir offentliga allmänna handlingar som kan läsas av andra om de inte omfattas av någon sekretessbestämmelse.

Du kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev i ett ärende, som rör en kommunal fråga, till tjänstemän eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är då ändå skyldiga att se till att ditt brev diarieförs hos kommunens registrator.

Vad innebär sekretess?

Av offentlighets- och sekretesslagen framgår vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människors personliga integritet, till exempel i ärenden som rör socialtjänsten. Kommun avgör med stöd av lagen om en handling helt eller delvis ska sekretessbeläggas. Om du skickar ett brev till kommunen och skriver "hemligt" på brevet blir det ändå inte sekretessbelagt, om inte lagen medger det.

Var finns handlingarna?

Kommunen måste registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade så att man lätt kan hitta det man söker. I allmänhet är det kommunens registratorer som ordnar handlingarna i ett diarium, som normalt sett också är en allmän handling. På varje förvaltning finns ett registratur som du kan kontakta om du har frågor angående allmänna handlingar och utlämnande.

Hur fort kan jag få handlingarna?

Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut "skyndsamt" och "utan dröjsmål ". I praktiken innebär det att de ska lämnas ut omedelbart om du personligen besöker kommunen. Om du beställer materialet per telefon eller brev, får det ta maximalt två dagar. Om en begärd handling måste genomgå sekretessprövning får utlämnandet ta längre tid. Hur lång tid utlämnandet får ta beror på omfattningen.

Ta del av handlingar

Du kan läsa handlingarna på stället och sedan lämna tillbaka dem. Du kan också skriva av dem eller be att få kopior och ta med dig hem. Alternativt kan du kontakta kommunen och få handlingarna hemskickade med post. Kommunen är inte skyldig att lämna ut handlingar via e-post.

Enligt kommunens kopieringstaxa är de första nio sidorna (dubbelsidig kopiering räknas som två sidor) gratis medan sida tio kostar 50 kronor och därefter kostar varje sida två kronor. För övriga avgifter se vidare i kopieringstaxan.

Kopieringstaxa

Du får vara anonym

Enligt lagen behöver du inte tala om vem du är när du vill ha allmänna, offentliga handlingar. Ingen har heller rätt att fråga vad du skall ha handlingarna till. Om handlingarna kan tänkas omfattas av sekretess har kommunen däremot rätt att fråga vem du är för att kunna göra en sekretessprövning.

Du kan klaga

Om du nekas att ta del av en handling i dess helhet som kommunen bedömer är sekretessbelagd, har du enligt lagen rätt att begära ett skriftligt överklagbart beslut från kommunen. Om du då anser att kommunen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten.

Kontakt för den här sidan: info@haninge.se

Senast uppdaterad: 19 juni 2018