Attestreglementet, riktlinjer och tillämpningar

Reglementets syfte och omfattning

§ 1
Enligt lagen om kommunal redovisning avses med begreppet verifikation, de uppgifter som dokumenterar en ekonomisk händelse eller en vidtagen justering i bokföringen.
Med ekonomisk händelse avses alla förändringar i storlek och sammansättning av kommunens förmögenhet som beror på kommunens ekonomiska relationer med omvärlden, så som in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder samt åtgärder och transaktioner som påverkar förmögenhetens storlek och sammansättning.

För placering av kommunens likvida medel gäller förutom detta reglemente även kommunens finanspolicy.

En intern transaktion är en ekonomisk händelse som inte påverkar kommunens förmögenhet. Förmögenheten flyttas inom kommunen och stannar inom kommunen. Respektive nämnds ekonomi påverkas dock av interna transaktioner och kontroll av att de interna transaktionerna sker på korrekt sätt ligger ytterst på budgetansvariga. Kontrollmomenten för interna transaktioner kan i tillfredsställande omfattning utföras maskinellt.

Ansvar

§ 4
En förteckning över aktuella beslutsattestanter i varje förvaltning ska utan anmodan lämnas till ekonomiavdelningen inför varje budgetår. Förteckningen ska omfatta beslutsattestantens ansvarsnummer med förklarande text om vilket kostnadsställe ansvaret omfattar. Beslutsattestant befattning, namn samt beloppsgräns ska framgå. Förteckningen ska göras i en speciellt utformad blankett, så att inga missförstånd kan uppstå.

För varje beslutsattestant ska en ersättare vara angiven i attestförteckningen. Ersättare för beslutsattestant ska själv inneha ordinarie beslutsattest på motsvarande eller överordnad nivå, för att få vara ersättare. Ersättare träder in då ordinarie attestant är indisponibel och är inte att jämställa med om tillförordnad chef har utsetts.

Tillförordnade chefer övertar ansvar för attestering så som ordinarie chef. Meddelande om detta, samt för vilken tidsperioden förordnandet gäller ska omgående lämnas till ekonomiavdelningen.

Beslutsattestants egna kostnader ska alltid attesteras av beslutsfattare på överordnad nivå.
Kommunstyrelsens ordförande inträder som attestant för nämndordförandens egna kostnader samt kommundirektörs egna kostnader.

För kommunstyrelsens ordförandes egna kostnader inträder kommunfullmäktiges ordförande som attestant. För kommunfullmäktiges ordförandes egna kostnader inträder kommunfullmäktiges förste vice ordförande som attestant.

För kontroll av de manuella attesteringar som förekommer, behöver ekonomiavdelningen namnteckningsprov på alla beslutsattestanter och ersättare. Tillförordnade chefer ska omgående lämna namnteckningsprov till ekonomiavdelningen om detta inte redan finns. Attestant behöver inte lämna namnteckning mer än en gång. En särskild blankett för namnteckning och signatur ska användas.

Vid förändringar av attestförteckning under löpande budgetår, ska ekonomiavdelningen meddelas omgående. Ändringen anmäls på särskild blankett, där alla uppgifter som krävs för hantering av administration avseende ekonomisystem, inköpssystem och fakturahantering tydligt ska fyllas i.

Attest

§ 6
För varje transaktion ska det finnas två attester.

Manuell attest görs genom att beslutsattestant undertecknar verifikationen med sitt namn. Den som granskar verifikationen ska underteckna med sin signatur.

Maskinell attest kallas även ordermatchande attest och görs i fakturahanteringssystemet genom personlig inloggning och uppsatta styrregler, till exempel att attest bara kan göras med beloppsgräns för visst ansvarsnummer kopplat till vissa leverantörer.

Det finns alltid en annan attest i form av gransknings- eller beslutsattest i samband med den maskinella.

Kontroller

§ 8
Samtliga kontroller kan inte alltid göras, utan hänsyn måste tas till transaktionens art. Så många kontroller som möjligt ska byggas in i ett maskinellt system för kontroll.

§ 9
Respektive nämnds beloppsgränser för beslutsattest ska inrapporteras till ekonomiavdelningen samtidigt som attestförteckning, samt vid förändringar av denna.

Periodiskt återkommande händelser

§ 10
En periodiskt återkommande faktura är en faktura som kommer regelbundet, t ex varje månad eller varje kvartal. Fakturan ska baseras på ett ingånget avtal och inga avvikelser från den regelbundet återkommande fakturan får föreligga om det inte regleras enligt avtalet.

Styrregler sätts upp i systemet utifrån avtalet. Internkontrollen säkras genom att transaktioner med avvikelser från uppsatta regler fångas upp, hanteras och kontrolleras manuellt. De periodiska fakturorna kan därför i normalfallet attesteras en gång för att därefter gå igenom fakturahanteringssystemet utan vidare manuell åtgärd.