Upphandlingspolicy

Upphandlingspolicyn är ett styrande dokument som syftar till att främja en hållbar utveckling, bästa hushållning med kommunala medel, samt bidra till att resurser frigörs inom kommunernas förvaltningar och deras verksamheter. Upphandling Södertörn är samlingsnamnet för den upphandlingsverksamhet som bedrivs i Haninge kommun och Nynäshamns kommun.

Upphandlingspolicyn med tillhörande riktlinjer ska säkerställa att kommunerna följer Lag om offentlig upphandling (LOU), Lag om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF) , Lag om valfrihetssystem (LOV) och de grundläggande principerna och upphandlar på ett kvalitetssäkrat, kostnadseffektivt, affärsmässigt och rättvist sätt. Upphandling är en strategisk resurs för styrning och kontroll och ska ske med helhetssyn och utifrån ett totalkostnadsperspektiv.

Upphandling av varor, tjänster, driftentreprenader samt bygg- och anläggningsentreprenader inom kommunerna ska präglas av effektivitet och kompetens och kommunerna ska som en stor aktör vara ett föredöme på marknaden. Målet för Upphandling Södertörn är en långsiktigt god totalekonomi för kommunerna.

Haninge kommun och Nynäshamns kommun köper årligen varor, tjänster och entreprenader för miljardbelopp. Det är av stor betydelse för kommunernas ekonomi hur upphandling hanteras, vilka leverantörer som anlitas, vilka prestationer som erhålls, till vilka villkor och hur avtal används. Kommunerna ska där det är lämpligt samordna upphandlingar för att få en större inköpsvolym och därmed få bättre avtalsvillkor och lägre administrativa kostnader.

Oavsett belopp ska kommunernas upphandlingar alltid genomföras affärsmässigt och med utnyttjande av befintlig konkurrens. Ställda krav ska vara behovsstyrda beträffande omfattning och kvalitet samt ställas med beaktande av såväl miljökrav såsom etiska och sociala hänsynstaganden. Krav som ställs på kommunernas leverantörer ska även gälla dess underleverantörer.

Ansvar

För att kvalitetssäkra kommunernas upphandlingar ska Upphandling Södertörn alltid vara delaktig vid upphandling. Undantaget är vissa avrop från ramavtal och enskilda direktupphandlingar till lågt värde som finns närmare beskrivet i riktlinjer för upphandling.

Uppdragsgivande förvaltning ska alltid och i god tid kontakta Upphandling Södertörn beträffande innehåll och planering av en upphandling. Förvaltningarna ska vara delaktiga i upphandlingsprocessen bland annat genom att ta fram kravspecifikation och delta i utvärderingen av anbud. Förvaltningen och Upphandling Södertörn ska gemensamt ta fram förfrågningsunderlaget och besluta om annonsering.

Upphandling Södertörn ansvarar för att kommunernas ramavtal är aktuella och finns tillgängliga. Upphandling Södertörn ansvarar för att kontrollera om frekvent genomförda direktupphandlingar som årligen överstiger direktupphandlingsgränsen ska upphandlas som ramavtal.

Upphandling Södertörns strategiska samordningsansvar omfattar att genomföra översyn av produktsortiment och antal leverantörer i syfte att skapa ökad konkurrens och kostnadsbesparingar.

Möjligheten till samordning av upphandlingar med andra upphandlande myndigheter ska alltid beaktas. Vid upphandlingssamordning eller om endast en eller ett fåtal ramavtalsleverantörer kommer att antas ska riskbedömning beträffande eventuell framtida försämrad konkurrens alltid göras.

Uppföljning

Uppföljning av såväl kommunernas leverantörer som avtal och avtalsefterlevnad ska ske regelbundet och systematiskt. Samtliga ställda krav ska vara möjliga att följa upp. Vid upphandlingar som omsluter betydande värden ansvarar Upphandling Södertörn för att det upprättas en uppföljningsplan. Uppföljning av hållbarhetsaspekter ska ingå i uppföljningsplanen. System för sådan uppföljning och avtalskontroll ska tas fram tillsammans med Upphandling Södertörn.

Hållbar upphandling

Ekologisk hållbarhet

Upphandling Södertörns upphandlingar ska bidra till en hållbar utveckling med minsta möjliga miljöpåverkan samt följa kommunernas strategiska inriktning och beslut. Miljökrav vid upphandling ska alltid ställas utifrån ett helhetsperspektiv så att kraven blir proportionerliga och maximal miljönytta för satsade kommunala medel erhålls. Vid upphandling ska alltid beaktas att entreprenörer, leverantörer och dess underleverantörer i alla led följer nationell miljö- och arbetsmiljölagstiftning, samt att köpta varor uppfyller ställda miljökrav. Miljökrav, såväl som andra krav, får inte vara diskriminerande, oproportionerliga eller på annat sätt strida mot upphandlingslagstiftningen.

Social hållbarhet

Upphandling Södertörn ska ställa krav på att leverantör, eller underleverantör som denna anlitar, i sin affärsverksamhet inte diskriminerar på grund av kön, etnicitet, trosuppfattning, ålder, funktionshinder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligen särbehandlar arbetstagare eller arbetssökande. Upphandling kan genomföras med sociala hänsyn, vilket till exempel kan innebära att krav ställs i upphandlingen som syftar till ökad sysselsättning eller minskat utanförskap.

Ekonomisk hållbarhet

Upphandling Södertörn ska verka för att små och medelstora företag ska kunna delta i upphandlingar på ett rättvist sätt, i syfte att underlätta och vidmakthålla sund konkurrens. Upphandling Södertörns krav på leverantörer ska vara proportionerliga i förhållande till upphandlingens omfattning. Vid relevanta upphandlingar ska anbudsutvärderingen grundas på livscykelkostnad.

Upphandlingsetik

Kommunernas representanter ska uppträda med hög personlig integritet så att inblandade personers objektivitet och trovärdighet aldrig kan ifrågasättas. Leverantörskontakter, inför och under en upphandling, samt under avtalstiden ska ske på ett affärsetiskt och förtroendeskapande.

Styrdokument

Antagen i kommunfullmäktige 2014-05-12

Senast uppdaterad: 15 september 2015