Rapport från lilla chefsgruppen

Referat från Chefsmöte med lilla chefsgruppen om beslut kring att arbeta hemma.

Datum: 2020-03-17, kl 16.30 (telefonkonferens)
Kallade: Lilla chefsgruppen och andra nyckelpersoner

Kommunikations- och digitaliseringsdirektör Anna Berglund hälsade alla välkomna.
Magnus Gyllestad inledde mötet som han kallat till med att vi går in i ett allt allvarligare läge när det gäller att hantera coronaviruset. Den lilla chefsgruppen består av förvaltningscheferna och deras ledningsgrupper och även ledningsgrupperna för Haninge Bostäder och Tornberget.

– Jag har idag fattat ett antal beslut för att hantera den aktuella situationen, bland annat ett beslut som ger förvaltningscheferna en möjlighet att besluta om att medarbetare som har arbetsuppgifter som kan utföras utanför arbetsplatsen får arbeta hemifrån från den 17 mars och som längst till den 1 april, sa Magnus Gyllestad.

En uppgift som förvaltningscheferna kan delegera vidare. Han informerade om att HR-direktören Gunilla Ejefors-Lublin informerar mer i detalj om beslutet senare under telefonmötet.

– Men låt mig inleda med att säga att i det här läget har ni chefer en otroligt viktigt roll att stå för stabilitet och trygghet. Vi har den rollen i vanliga fall också, men i detta läge blir det extra viktigt, sa Magnus Gyllestad.

– Det är vi tillsammans med våra medarbetare som vi varje dag får vår verksamhet att fungera. Vi driver en samhällsviktig verksamhet och vi gör det på ett mycket bra sätt! Jag vill verkligen betona att jag tycker att ni alla gör ett fantastiskt jobb i en mycket svår situation.

Magnus Gyllestad fortsatt med att poängtera vikten att fortsätta säkra vård och omsorg till våra utsatta grupper och att skolan ska bedrivas utifrån den inriktning vi får från våra myndigheter. Vi ska ha stabila it-system. Vi behöver vår lokalvård. Vi behöver vår avfallshantering och leveranser av livsmedel och sjukvårdsmaterial.

Han konstaterade vidare att många av oss som nu arbetar intensivt med att hantera både vårt nuläge men också med att planera för det som ligger framför oss och som vi idag inte känner till.

– Jag är trygg med att vi tillsammans sluter upp och försöker skapa de allra bästa förutsättningar för att vår verksamhet ska kunna fungera framåt, sa Magnus.

Haninge kommun arbetar i samverkan med ansvariga myndigheter och följer de rekommendationer som kommer från samverkan Stockholmsregionen. Det är tillsammans som region vi blir starka i arbetet.

– Som en del i att följa rekommendationerna säkerställer jag och min ledningsgrupp att det finns en möjlighet att jobba hemifrån för vissa medarbetare. På så sätt bidrar vi till att minska risken för smittspridning. För ju fler som håller sig friska, desto större uthållighet får vi som kommun.

Magnus informerade vidare om att han den 17 mars fattat beslut om att tillsätta en koncernövergripande planeringsgrupp för bemanning. Syftet med den gruppen är att möjliggöra en snabb personalomflyttning mellan förvaltningarna. Han informerade vidare om beslutet att vi ska vara återhållsamma med möten samt att kommunen kommer att verkställa myndigheternas beslut om att tillämpa distansundervisning inom gymnasiet och vuxenutbildning.

Gunilla Ejefors-Lublin informerade om beslutet till hemarbete (se länk till beslutet).
Hon betonade att beslutet om att arbeta hemifrån inte att likställa med att avtal har tecknats med arbetstagare om distansarbete i hemmet.
– När chefer fattar beslut kring hemarbete så är det viktigt att tänka på att Haninge kommuns primära uppgift att bedriva samhällsviktig verksamhet och alla beslut måste utgå från den huvudregel, sa Gunilla Ejefors-Lublin.

Hon konstaterade att vissa arbetsuppgifter är lättare att utföra i hemmet medan, medan andra arbetsuppgifter kräver att medarbetaren är på arbetsplatsen och gav sedan följande checklista (som också finns publicerad på HINT)

För att arbete ska kunna utföras hemifrån behöver ni tänka på följande:

• Har medarbetaren arbetsuppgifter som är lämpliga att utföra hemifrån? Tänk på att Haninge kommun är en offentlig förvaltning som hanterar allmänna handlingar och ska kunna ta emot besök. Därmed är inte alla arbetsuppgifter lämpliga att utföra hemifrån. Arbetsuppgifter som innehåller sekretess får inte hanteras hemifrån.
• Har medarbetaren tillgång till de tekniska hjälpmedel som behövs för att kunna arbeta hemifrån? Vid distansarbete kan exempelvis VPN uppkoppling krävas för att nå delar av kommunens IT miljö.
• Behöver arbetsuppgifter fördelas om på arbetsplatsen för att möjliggöra att vissa medarbetare växelvis kan arbeta hemifrån?
• Hur många och vilka medarbetare behöver finnas på plats fysiskt på arbetsplatsen för att
  • Ge stöd till kollegor från egen samt andra enheter
  • Vara tillgänglig för medborgare, leverantörer med mera

Mötet avslutades med en uppmaning att följa HINT och haninge.se för aktuell information.