”En mycket stor bedrift av bygglovsavdelningens medarbetare”

- Det här är en mycket stor bedrift av bygglovsavdelningens medarbetare. Deras arbete visar att det verkligen går att göra skillnad på ett år. Och de är inte klara, utan ser potentialen att förbättra sina arbetsprocesser ytterligare. Jag hoppas att fler inspireras och tar lärdom av detta goda exempel på hur man kan kartlägga och effektivisera sina processer, säger Anna Waldman-Haapaniemi, förvaltningschef på stadsbyggnadsförvaltningen.

Det var för drygt ett år sedan nyblivna avdelningschefen Sofia Åsell beslutade att fördjupa arbetet med bygglovsprocessen och rutiner enligt Leanmetoden samt nyttja kompetens som arbetat med Planavdelningens process. Bygglovsavdelningen har noggrant kartlagt sitt arbete alltifrån hur ett bygglov hanteras till frågor gällande tillsyn. Utifrån kartläggningen har en bygglovsprocess arbetats fram. På intranätet finns nu möjlighet att ta del av den och se vad som sker när olika ärenden kommer in.

- Tack vare denna kartläggning har vi lyckas identifiera och eliminera både tidstjuvar och flaskhalsar. Dessutom hittade vi flera goda exempel som numera är en del av våra nuvarande processer, säger Sofia Åsell.

- Bygglovsavdelningen har kunnat säkerställa en effektiv, rättssäker och sammanhängande process – från ansökan till färdig byggnad. I takt med att kommunen växer behöver även bygglovsavdelningen utöka sin personalstyrka. Genom en tydlig process med uppsatta rutiner och checklistor finns numera förutsättningar för att introducera nya medarbetare både erfarna och nyexaminerade, fortsätter Sofia Åsell.
Parallellt har avdelningen lyckats att helt digitalisera sin handläggning och under det första kvartalet i år lanseras en ny och mer användarvänlig e-tjänst för bygglovsansökan. I denna kommer sökanden på sikt kunna följa sitt ärende och komplettera det digitalt.

Vilka är lärdomarna från ert förbättringsarbete?

- Att noggrannhet lönar sig. Att utveckling tar tid och måste få ta tid. Att uppföljning skapar underlag för konstruktiva beslut. Och se, vilket resultat det blev under ett års arbete, säger Sofia Åsell.

Faktaruta: Lean som arbetsmetod på bygglovsavdelningen

Bygglovsavdelningen har idag ett pågående lean-arbete vilket innebär att tid avsätts för förbättringsarbete. Under gemensamma avdelningsmöten görs uppföljning av genomförda förbättringar och nya aktiviteter lyft upp. En gång i veckan träffas hela arbetsgruppen på ett så kallat tavelmöte för att få status på hur avdelningen ligger till vad gäller ärendebalans men också personalsituation. Det är även på detta möte som nya förbättringsförslag lyfts upp.

Vad är lean?

Lean har sitt ursprung från biltillverkaren Toyota. Det är ett sätt att tänka, en ideologi. De arbetsmetoder som finns inom lean handlar om att maximera kundnyttan och samtidigt minimera slöseri av resurser genom olika typer av effektiviseringar och rationaliseringar.

Är du nyfiken på lean och vill lära dig mer om hur du kan applicera det i din vardag? Se TedTalks föreläsning som Niklas Modig forskare inom områdena lean service och lean management håller. 

Se föreläsningen här