Övergången till flexibla arbetsplatser – så påverkas du 

De nya kollegorna kommer från:

• Utbildningsförvaltningen (central administration)
• Gymnasie- och arbetsmarknadsförvaltningen (arbetsmarknadscenter)
• Stadsbyggnadsförvaltningen (VA och administrativ personal från Anläggarvägen)

Stärkt samarbete och hållbarhet

Genom att samla fler verksamheter i kommunhusets lokaler stärker vi samarbetet kring vårt gemensamma uppdrag – att leverera god och kostnadseffektiv service till invånare och företag. Samtidigt skapar vi bättre hållbarhet genom att använda lokalerna smartare och minskar lokalkostnader samt miljöpåverkan.

I dag står delar av kommunhuset tomma på grund av distansarbete och att vissa platser används lite. Med flexibla arbetsplatser kan vi utnyttja lokalerna bättre, samarbeta mer och bryta stuprören.

Flexibla arbetsplatser – så funkar det

Flexibla arbetsplatser med clean desk införs på plan 3–6, där det inte redan finns.

• Du väljer en ledig arbetsplats när du kommer. Du har alltså ingen fast plats. Arbetsplatserna är standardiserade med trådat tangentbord och mus.
• Clean desk innebär att du tar med dig dina saker när du lämnar arbetsplatsen, så att den är ren och snygg till nästa person som kommer.
• Det finns medarbetarskåp för personliga saker samt förvaring för större väskor.
  Förvaltningsspecifik förvaring kommer finnas.

Socialförvaltningen sitter kvar på plan 1–2 eftersom de har extra säkerhet i form av skalskydd. Där tillämpas redan flexibla arbetssätt. Politikerna behåller sina fasta platser.

Hur lokalerna ska användas

Med hjälp av arkitekter har projektet tagit fram skisser för våningarna. Det kommer att finnas arbetsrum för 1 person (fokuserat arbete), för 2–3 personer respektive för fler än 4 personer (samarbete med kollegor, överhörning, kunskapsutbyte).

Kaffe och te finns i pentryt på varje vinge. På varje våningsplan finns två matsalar för lunch och så kallade touch down-platser/mötesytor i anslutning till två pentrys. Cirka 20 mötesrum som tidigare inte varit bokningsbara blir bokningsbara från 1 september.

Gemensam service – facility management

En ny funktion för facility management (FM) införs för att öka effektiviteten och förbättra den interna servicen. Serviceenheten på utvecklingsavdelningen ansvarar för funktionen som ska hantera bland annat möbler, kontorsmaterial, kafffe och te samt felanmälan.

Rensa och rapportera behov av förvaring

Inför övergången behöver alla rensa sina personliga saker. Verksamheterna behöver också rensa sina förråd på våningsplanen och i källaren. Under september ställs sopkärl ut på våningsplanen för att underlätta arbetet.

Under september ska också förvaltningarna rapportera sina behov av förvaring av exempelvis facklitteratur, dokument, utrustning och sekretessmaterial till projektet. Projektet kommer att skicka ut instruktioner till cheferna.

Instruktioner för rensning finns på projektsidan. Där kommer också instruktioner för förvaring att publiceras den 1 september.

Dialog och förberedelser i arbetsgrupperna

Chefer behöver som en del av höstens förberedelser också prata med sina medarbetare om förändringen:

• vad förändringen betyder för enheten
• vilka möjligheter, utmaningar och utvecklingsbehov som finns
• vilka frågor som upplevs som extra angelägna.

Arbetsgrupper och enheter behöver dessutom ha en dialog om trivselregler som ska tas fram under hösten.

Varje medarbetare är viktig för att övergången ska bli bra. Cheferna ansvarar också för att stötta enskilda medarbetare under processen.

Tre chefsmöten hålls i höst. Efter varje möte får cheferna material för att informera och kommunicera med sina medarbetare.

Håll dig uppdaterad

Informationen om projektet finns på projektsidan på Hint . Där uppdateras innehållet löpande. Här kan du läsa mer om clean desk, rumsfunktioner med mera.

Har du förslag, idéer, synpunkter och frågor – mejla projektgruppen på utvecklingkommunhuset@haninge.se. Vi kan inte svara på allt direkt, men återkommer under projektets gång. Tack för ert tålamod!

Rapporter ges också löpande till facklig samverkan, Cesam. 

För information om ombyggnationer på plan 0–2, som är en del av projektet – se särskild artikel på Hint.