Nu lanseras Hypergene 2.0

Det har varit en lång resa från upphandling till lansering. När kommunen gjorde en upphandling av beslutsstödsystem för ekonomi- och verksamhetsstyrning i slutet av 2021 vann Hypergene och avtal slöts under våren 2022. Sedan dess har införandeprojektet rullat på för att anpassa systemet utifrån kommunens krav. En projektgrupp bestående av medarbetare från ekonomiavdelningen arbetat tillsammans med konsulter från Hypergene för att anpassa systemet och förbättra det utifrån ett användarperspektiv.

Arbetet går nu in i sista fasen och planen är att systemet successivt kommer att rullas ut till kommunens användare under våren 2023. 

- En viktig del i upphandlingen och implementeringen har varit att forma systemet på ett sådant sätt att det är ett stöd i arbetet med planering, uppföljning och rapportering av både ekonomi och verksamhet för chefer och nyckelpersoner, säger Johan Westin, ekonomidirektör och systemägare för Hypergene.

Lätt att göra rätt - ett stöd i arbetet

En stor utmaning under införandeprojektet har varit att utveckla och anpassa systemet utifrån ett användarperspektiv. Detta har på många sätt varit en utmaning då Hypergene varit systemleverantör till Haninge kommun under många år och det gamla systemet utvecklats efterhand och blivit omfattande.

- Vi har hanterat införandet av Hypergene som att det är ett helt nytt system. Det har bland annat inneburit att vi inte tagit med oss det gamla innehållet i verksamhetsplanen från det gamla systemet in i det nya, vilket gjort att det tagit längre tid med införandeprojektet än väntat. Det har varit nödvändigt för att vi skulle kunna tänka nytt kring strukturen i systemet och utgå ifrån användarupplevelsen, berättar Karolina Landowska, kvalitetschef, och tillägger att projektgruppen fått stöd av kommunens utvecklingsenhet med tjänstedesign för att optimera systemet för slutanvändaren.

- Vår ambition har varit och är att systemet ska vara ett stöd i arbetet för chefer och medarbetare. Det måste vara lätt att rapportera det man ska både för ekonomi och verksamhet, menar Elin Lindgren som är utvecklingsledare och ansvarar för verksamhetsplan och intern kontroll i Hypergene.

Nyheter i Hypergene 2.0

De flesta användare kommer att känna igen sig i Hypergene när de får tillgång till den nya miljön men det kommer även att finnas en hel del nyheter. Portalsidan är ännu inte klar men den kommer att innebära en förbättring jämfört med tidigare version och innehålla aktuella ekonomiska indikatorer samt årshjul och aktivitetslista från verksamhetsplanen. En annan nyhet är att kommunen kommer att kunna arbeta med intern kontroll i Hypergene.

- Det finns en hel del tips och trix som kan förenkla och förbättra för användarna både i arbetet med ekonomi, budget och prognos och även verksamhetsplan. Under maj kommer ekonomiavdelningen att erbjuda utbildningar i de nya ekonomirapporterna samt prognosinmatning, säger Åsa Appelgren som är controllerchef.

Controllerenheten har anpassat systemet för chefernas arbete med budget och prognos. Utbildningstillfällena kommer att publiceras i utbildningskatalogen inom kort.