Utvecklingsportföljen ska framtidssäkra vår organisation och serviceutbudet till invånarna

Kommunen har infört arbetsmodellen portföljstyrning för att kunna samverka mot gemensamma mål och få en gemensam överblick av koncernens utveckling. I dagsläget finns två portföljer, den ena är Utveckling och den andra är Tillväxt. I Utvecklingsportföljen ingår för närvarande tre program: Framtidssäkrad organisation, Varumärke och Digitalisering.

Vad innebär arbetssättet portföljstyrning?

— Portföljstyrningen är ett viktigt sätt för kommundirektörens ledningsgrupp att leda och styra koncerngemensamma satsningar. Det är satsningar eller frågor som på olika sätt skär tvärsigenom organisationen och berör många förvaltningar och innebär att vi behöver samverka och göra en större gemensam förflyttning, säger Anna Berglund, portföljledare för Utvecklingsportföljen.

—  Vi har tre grundläggande styrsätt: Det ena är linjearbete, det andra är processer som exempelvis ekonomiprocessen, där många berörs på olika sätt och inte bara de som arbetar på ekonomienheten.

—  Det tredje är portföljstyrningen med olika typer av koncerngemensamma förflyttningar eller utveckling som behöver ske. Det finns en enorm kraft i att vi tillför olika perspektiv, behov och klokskap från de olika verksamheterna, men det är också den stora utmaningen. Vi är och tänker olika och har olika behov, så här behöver vi mejsla fram det som är koncerngemensamt, fortsätter Anna.

Vilka är utmaningarna med att arbeta enligt portföljstyrning?

—  Det är ett nytt sätt att arbeta. Vi är duktiga på att arbeta i vår vanliga linjestruktur och inom vårt avgränsade område. Det kan bli olika typer av målkonflikter eller frågor kring prioritering, eftersom vi inte alltid kan göra allting med full fart framåt. Vi måste välja och prioritera och då får man stå tillbaka lite med sina egna behov och se till helheten, säger Anna.

—  Det är inte alltid så lätt, för man får inte alltid spela det stycke eller instrument man vill. Här handlar det om samspel och att ta hänsyn. Det är väldigt roligt när vi gemensamt kraftsamlar inför en viss satsning under en period. Till skillnad mot om man står ensam i sitt rum och spelar, så får vi en enorm effekt när vi väl får alla olika musikinstrument att vid samma tidpunkt spela samma musikstycke tillsammans som en hel orkester.

Vilka är utvecklingsportföljens effektmål?

• Förbättrad samordning av arbete
• Förbättrad resursanvändning
• Ökad förmåga till prioritering
• Ökat samarbete och förbättrad kommunikation
• Förbättrad förmåga till nyttokalkylering och effekthemtagning

Hur har de tre programmen Varumärke, Digitalisering och en Framtidssäkrad organisation valts ut?

—  Kommundirektörens ledningsgrupp har sett att för dessa tre frågor är alla förvaltningar beroende av varandra, ingen förvaltning kan göra jobbet själv. Vi är mycket starkare om vi spelar ett musikstycke tillsammans.

—  Många verksamheter är beroende av att kommunen har ett starkt varumärke. För att locka hit nya invånare behöver vi arbeta upp Haninges långsiktiga attraktivitet och göra platser i Haninge kända. Vi behöver ha ett attraktivt boende, bra skolor och ett välkänt och attraktivt fritidsutbud, så att vi kan locka hit fler invånare, besökare, nya företag och fler investerare. 

Hur går det så här långt?

— Det känns jättebra och är så efterlängtat. När man inte har ett styrsätt för det som är koncerngemensamt påtalar många att vi måste göra saker tillsammans, eftersom vi på olika sätt är beroende av varandra. Jag upplever det som en ganska stor frustration ibland i verksamheten. Nu har vi påbörjat resan med att etablera portföljstyrningen som gör att vi har någonstans att landa in dessa frågor och kan möjliggöra kommunens utveckling från förort till stad och att framtidssäkra vår organisation.

— De möjligheter och utmaningar vi står inför när vi nu går från förort till att bygga stad, innebär att vi måste värna om att verkligen skapa det goda livet i Haninge. Vi ska inte bara växa okontrollerat, utan tillväxten ska ske på ett hållbart och balanserat sätt. I flera perioder har vi i Sverige haft ett fokus på en snabb tillväxt, men ibland har utvecklingen inte blivit långsiktigt bra. Platserna har inte blivit bra och det har inte blivit särskilt attraktiva ställen att bo och leva på. Det kräver bra verktyg och portföljstyrningen är just ett sånt verktyg som ska medverka till att vi ska kunna förflytta oss till nästa nivå, avslutar Anna.

Vad innebär programmet Framtidssäkrad organisation och varför är det viktigt?

— Haninge är en tillväxtkommun – en av Sveriges och Europas snabbast växande kommuner – som går igenom en förvandling från förort till stad. Likaså har Stockholmsregionen en stark tillväxtutveckling. Samtidigt sker stora förändringar i omvärlden som påverkar medborgarnas förväntningar på kommunen. De förväntar sig att vi ska kunna erbjuda de tjänster och den service som de vill ha, säger Marita Anheim, programsponsor för program Framtidssäkrad organisation.

Vad är visionen för program Framtidssäkrad organisation?

— Det är ett framtida tillstånd där kommunens tjänstemannaorganisation är framtidssäkrad, det vill säga har förmåga och förutsättningar att möta ett samhälle i förändring. För att medborgarna ska känna sig nöjda och för att företagare ska vilja etablera sig i Haninge, kräver det att vi är framtidsdrivna, nytänkande och att vi har bra rutiner och processer. Genom att vidareutveckla och förbättra våra arbetssätt ska vi säkerställa att vi både kan leva upp till medborgarnas önskemål och att vi samtidigt kan genomföra den politiska viljan på ett effektivt och hållbart sätt, avslutar Marita.

Mer information om program Framtidssäkrad organisation

Varför är program Digitalisering så viktigt?

— Vi ska vara en framtidssäkrad organisation där medborgaren är i fokus. Med hjälp av digitalisering får vi nya möjligheter att klara de växande välfärdsbehoven. Genom smarta och användarvänliga digitala tjänster kan vi underlätta vardagen för invånare och företagare och erbjuda en bättre service, vilket också blir kostnadseffektivt, säger Anders Gillberg, programsponsor för program Digitalisering.

Vad innebär digitalisering i kommunen?

— Det handlar om att integrera digitala tekniker i våra processer för att förbättra dem. Eftersom olika digitala lösningar involverar flera förvaltningar behövs ett kommunövergripande perspektiv och samarbete över organisationsgränserna.

— Visionen är att öka tempot i digitaliseringen genom styrning av de kommunövergripande initiativen och innovationerna. Vi är optimistiska till de möjligheter som utvecklingsportföljen och digitaliseringsprogrammet innebär, vad gäller att prioritera resurser rätt och att arbeta med ständiga förbättringar och innovation. En av de största utmaningarna är att hantera vår så kallade tekniska skuld, det vill säga att vi har flera digitala programstöd som inte används fullt ut och flera programsystem som gör samma sak.

— Vi är nu inne i uppbyggnaden av programmets innehåll och programetablering. Många digitaliseringsinitiativ görs redan idag inom förvaltningarna. Det handlar om att fånga upp vilka initiativ som har funktioner som involverar flera förvaltningar och bolag
eller som fler kan använda, säger Anders.

Mer information om program Digitalisering

Vad innebär program Varumärke och varför är det viktigt?

— Vi arbetar utifrån tre perspektiv: Platsen, organisationen och arbetsgivaren, säger Linda Peltonen, programsponsor för program Varumärke. 

Haninge ska bli en mer:

• Attraktiv plats – som är känd, har tydliga fördelar och upplevs som positiv så att invånare, besökare, företag, entreprenörer och investerare väljer Haninge ​
• Attraktiv organisation – som skapar förtroende, god service och agerar som en helhet  ​
• Attraktiv arbetsgivare – som rekryterar, utvecklar och tryggar kommunens kompetensförsörjning genom att attrahera och behålla rätt förmågor

Varför behöver Haninge kommun ett varumärkesprogram?

— Varumärket är människors samlade upplevelser av och förväntningar på en plats, organisation eller arbetsgivare. Med de utmaningar som kommunen nu står inför som bland annat inbegriper en hållbar tillväxt och utveckling, en framtidssäkrad organisation och kompetensförsörjning utifrån beräknad tillväxt, är det nödvändigt att ta ett helhetsgrepp på varumärkesarbetet. Den huvudsakliga nyttan av varumärkesprogrammet är ett stärkt förtroende, anseende och attraktionskraft för platsen, organisationen och arbetsgivaren.

Vad är programmets vision?

— Visionen är att stärka platsen Haninge och kommunens organisation, inklusive kommunens trovärdighet, attraktionskraft och anseende som arbetsgivare. Detta ska bidra till att uppnå effekter som gynnar utvecklingen av Haninge, som ökad digitalisering, hållbarhet, förbättrad kommunal service, en effektiv organisation och kompetensförsörjning. Varumärkesarbetet ska bidra till kommunens utveckling genom att skapa en plats som man gärna vill besöka och flytta till och en plats som företagare vill investera och verka i.  

Vilka är effektmålen för program Varumärket?

— Det övergripande effektmålet är att Haninge ska upplevas som en framtidsinriktad och hållbar plats att bo, leva och verka på – idag och i framtiden, avslutar Linda.

Mer information om program Varumärke