Administrativ chef till Vega skola

Arbetsplatsbeskrivning

Vill du vara med och forma framtidens skola? Sök då till Vega skola!

I augusti 2023 öppnade Vega skola – ett för Haninge kommun ett unikt projekt där flera förvaltningar samarbetar för att skapa möjligheter till ett bredare lärande.

Vega skola ligger mitt i Vega; ett nybyggt område i Haninge kommun, strax söder om Stockholm med pendeltågsstationen precis intill skolan. Byggnaden inrymmer utöver verksamhet för grundskola (åk. F-9) samt anpassad grundskola även en fullstor idrottshall, allmänt bibliotek, fritidsgård, kulturskola, kulturrum och ett café. Skolans lokaler är rymliga, modernt inredda och innehåller allt som krävs för en högkvalitativ undervisning. Skolan rymmer ca. 750 elever. Efter skoltid bedriver kulturskola, föreningar, privatpersoner och andra aktörer verksamhet i delar av byggnaden.

Du kommer ha stor möjlighet att påverka din framtida arbetsplats.  

Låter det du läst hittills inspirerande och spännande? Då kan det vara dig vi söker!

Välkommen till en skola där vi skapar framtid tillsammans! 

Rollbeskrivning

I rollen som administrativ chef på Vega skola kommer du att vara en del av skolans ledningsgrupp och ett stöd till rektor i att utveckla en effektiv och ändamålsenlig organisation på skolan. Då Vega skola och aktivitetshus består av fler aktörer, ställer detta höga krav på dig som administrativ chef gällande samarbete med andra aktörer och chefer inom kommunen verksamheter. Rollen kräver flexibilitet och hög förmåga att strukturera arbetet. 

I egenskap av närmaste chef för administrativ personal, kökschef och viss pedagogisk personal på skolan samt tät dialog med vaktmästeri, ansvarar du för arbetsledning, personalutveckling och verksamhetsutveckling. Du är synlig, tydlig och verksamhetsnära och motiverar och engagerar dina medarbetare samt bidrar till delaktighet och god arbetsmiljö. Du trivs med och vill arbete i en skola full av elever och engagerade medarbetare. Du är bra på att kommunicera och kan uttrycka dig väl i tal och skrift. Det administrativa stödet ska organiseras så att rektors och biträdande rektorers nära ledarskap för den pedagogiska verksamheten möjliggörs.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper. Du är strukturerad, lyhörd, flexibel, självgående och kan göra strategiska analyser samt har ett pedagogiskt perspektiv på ekonomiska beslut. Du inspirerar till engagemang, tillför energi i arbetet och verkar för ett tillåtande arbetsklimat.

Arbetsuppgifter

• Ansvarar för skolans ekonomi; budgetläggning och ekonomiuppföljning/prognoser enligt kommunens rutiner.
• Chef för administrativ personal, kökschef och viss pedagogisk personal på skolan. 
• Ansvarar för vikarietillsättning på morgonen tillsammans med skolans administratör.
• Ansvarar för inköp, granskning och kontering av fakturor.  
• Har ett övergripande ansvar över skolans lokaler i samarbete med huschef och rektor.
• Hantera personalfrågor utifrån rådande lagstiftning.
• Ansvarar för stöd avseende elev-, personal- och ekonomiadministration i syfte att avlasta kärnverksamheten.
• Delaktig i schemaläggning.
• Driva, utveckla och följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet på enheten tillsammans med övriga skolledningen och med våra lokala samverkanspartners. 
• Diarieföring och arkivering.
• Stötta och hjälpa skoladministratören i sina vardagliga arbeten. 
• Ingå i skolans ledningsgrupp.
• Vara ett strategiskt stöd till rektor.

Kravprofil

• Högskole-eller universitetsexamen inom ekonomi, annan relevant utbildning eller motsvarande kunskaper förvärvade genom erfarenhet.
• Mycket god kunskap om uppföljnings- och planeringsprocessen kopplat till budgetarbetet.
• Engagerande, initiativtagande, flexibel och strukturerad i ditt arbete.  
• Hög analytisk förmåga.
• Intresse av att arbeta operativt med hela skolans verksamhet i nära samarbete med ledning, personal och elever.
• God kunskap och erfarenhet av administration och ledning av IT och digitala system.
• Erfarenhet av samverkan med interna och externa kontakter.
• Chefserfarenhet inom för tjänsten relevant område.
• Kunskap om grundskolans organisation, verksamhet och administrativa system såsom; Hypergene, IST, Heroma, Proceedo, Skola24, Unikum. Andra verksamhetssystem förekommer också. 
• Erfarenhet av motsvarande arbetsuppgifter inom kommunal skola. 

Din kompetens

Vi söker dig som är en strukturerad men samtidigt flexibel person med stort engagemang och initiativförmåga. Du trivs i en roll där du ansvarar för och är involverad i många olika processer och områden. Rollen ställer stora krav på samarbetsförmåga och du ser dig själv som en lagspelare. Självklart är du lyhörd för det utvecklingsarbetet skolan befinner sig i.

Vi erbjuder dig

• En spännande möjlighet att vara med och skapa din framtida arbetsplats, i en nybyggd skola.
• En roll där din strukturella förmåga och kompetens gällande ekonomi kombineras med ett nära och synligt ledarskap samt flexibilitet och lösningsfokus. 

Välkommen med din ansökan!