Sagt i förvaltningsledningen 20 november 2024

Ekonomiplanering framåt

Ekonomidirektör Christer Lindberg presenterade sig och avdelningen ekonomi och verksamhetsstyrning. Vi pratade tillsammans om behoven för Social-och äldreförvaltningen i form av stöd från ekonomi, ekonomistyrning och redovisning. Det är tydligt att det finns behov av att funktioner och roller behöver jobba mer tillsammans. Det finns flera tankar och förslag för att förbättra arbetet kring ekonomi och diskussioner och arbete pågår. Christer kommer att återkomma till ledningsgruppen med jämna mellanrum.            

Genomlysning socialnämnden

Projektledare Malin Westerback gav en tillbakablick över uppdraget som handlar om att göra en genomlysning av Socialnämnden, det vill säga individ- och familjeomsorgen och funktionshinderomsorgen. Genomlysningen startade med tanke på det kraftiga ekonomiska underskottet. Det som gjorts hittills i projektet är bland annat granskning av styrdokument, gapanalys, intervjuer och workshops.

Malin gick igenom iakttagelser, utmaningar och rekommendationer. Utmaningarna handlar till exempel om brister i nuvarande ekonomistyrning, otydliga riktlinjer, ej sammanhållna LOV-system, ej ändamålsenliga avtal och utmaningar med placeringar.

Rekommendationer är:

• Kartlägg ekonomiprocess tillsammans med central ekonomi för att utveckla en ändamålsenlig och effektiv ekonomistyrning
• Genomför en översyn av riktlinjer så att de styr mot ökad effektivitet
• Utforma ett enhetligt valfrihetssystem för kommunen som helhet för bättre förutsättningar till styrning och effektivitet.
• Kartlägg upphandlingsprocessen, processteg, roller och ansvar för att säkerställa att det som upphandlas utgår från behov och det blir affärsmässiga avtal 
• Kartlägg och utveckla nuvarande insatspalett/mix - vad behöver utvecklas, tas bort eller skalas.

Fler av rekommendationerna är omhändertagna och på gång.

Controller Christoffer Andreasson Christoffer gick igenom en gap-analys av ekonomi. Utökning av kostnader är framförallt drivet av köp av tjänster samt personalkostnader. Externa placeringskostnader har höjts. En stor del av åtgärdsplanerna i organisationen är riktat mot insatsperspektiv och fokus behövs även riktas i större omfattning mot övergripande verksamhet.

Malin och Christoffer ska återkomma regelbundet till ledningsgruppen.                    

Förvaltningens kris- och beredskapsarbete

Säkerhetssamordnare Mikael Stjernqvist berättade vad som gjorts hittills och vad som är på gång när det gäller kris- och beredskapsarbete. Samtliga verksamheter inom Social-och äldreförvaltningen ska ha en beredskap att klara sig i 7 dagar utan hjälp från kommunen eller övriga statliga myndigheter. Det innebär att vi måste förbereda oss på olika sätt. Mikael har besökt ledningsgrupper, genomfört workshops med verksamhet och flera verksamheter har kommit igång med sina analyser. Risk- och sårbarhetsanalyser ska genomföras. Kontinuitetsplaner, evakueringsplaner och prioriteringslistor ska vara klara 31 mars 2025. Från april och framåt kommer det att ske krisövningar. En beredskapssamordnare för kommunen är nu på plats. Det finns en utbildning i kommunen som heter Civilberedskap som alla ska ta, senast under våren 2025.                     

Analys av APU & personalnyckeltal

HR Mikael Birgegård gick igenom fördjupade resultat av arbetsplatsundersökningen vad gäller t ex motivation och arbetsbelastning. Vi diskuterade hur vi tar detta vidare med till exempel riktade insatser. Ett forum för att diskutera är Ledningsforum där förvaltningens alla chefer deltar, som vi planerade med utvecklingsledare Jonathan Rosén.                     

Statistik och förslag Haninge.se & Hint

Kommunikationsutvecklare Lina Wahrenby visade statistik över sidorna omsorg och stöd på Haninge.se oh Hint, samt föreslog förbättringar. De mest besökta kategorierna är stöd till äldre och socialt och ekonomiskt stöd. Den mest besökta sidan är ansök om ekonomiskt bistånd. Viktigt att tänka på när vi lägger upp information är att de flesta besökare gör det via mobil. Lina och ledningsgruppen jobbar vidare med delar som att lyfta upp en del sidor, strukturera länkar och se till att vi uppdaterar sidor regelbundet för att vara trovärdiga (en del sidor har inte uppdaterats sen 2022).  

Det pågår även ett kommunövergripande arbete med en jämförelsetjänst och att samla all självservice (e-tjänster) för att underlätta för invånare.