På väg mot en flexiblare och effektivare arbetsplats i kommunhuset

Lokalförändringarna i kommunhuset är ett viktigt steg i Haninge kommuns utvecklingsresa mot en kostnadseffektiv organisation som arbetar tillsammans för att leverera god service till invånare och företag. Genom att samla fler verksamheter i kommunhuset kan samarbetet utvecklas och förstärkas inom kommunen i det gemensamma uppdraget.

Därtill kan lokalanvändningen effektiviseras, lokalkostnaderna sänkas och kommunens miljöpåverkan minska. Det blir möjligt att effektivisera lokalanvändningen eftersom allt fler medarbetare arbetar på distans efter pandemin, vilket har resulterat i att stora delar av kommunhuset står tomma under veckorna.

Ombyggnaderna ska skapa förutsättningar för flexibla arbetssätt genom att skapa standardiserade arbetsplatser på alla våningsplan. Flera verksamheter i kommunhuset tillämpar redan ett sådant arbetssätt i dag, och övriga verksamheter i kommunhuset kommer successivt att följa efter. Tanken är att övergången ska vara helt klar den 1 januari 2026, då de fasta arbetsplatserna i stort sett försvinner.

Utökade möjligheter till samverkan och samarbete

Ett par öppna landskap, liknande det landskap SÄF har i vinge 3A, kommer att tillskapas, liksom större kontorsrum som bjuder in till samverkan och samarbete. Det kommer också att finnas gott om små rum, så att möjlighet finns att gå undan för enskilda samtal. I samband med ombyggnaderna kommer även skalskyddet att förbättras och utökas i kommunhuset.

- Vi kommer att skapa en tryggare och mer effektiv arbetsplats där medarbetare kan arbeta både flexibelt och i gemenskap. Genom att samla fler verksamheter under samma tak skapar vi nya möjligheter till samarbete och stärker känslan av samhörighet och kommunanda inom organisationen. Samtidigt frigör vi resurser till kommunens kärnverksamheter genom en mer hållbar och smartare användning av våra lokaler, säger kommundirektör Kristina Tidestav.

160 medarbetare flyttar in

Vissa medarbetare på social- och äldreförvaltningen, som idag sitter i externa lokaler, kommer att flytta in i kommunhuset då hyreskontrakt löper ut vid årsskiftet 2024/2025. Även medarbetare vid utbildningsförvaltningen (nu i Riksäpplet) och stadsbyggnadsförvaltningen (nu vid Anläggarvägen i centrala Handen) kommer flytta in kommunhuset. Totalt handlar det om cirka 160 medarbetare som flyttar in.

Samordnad service för ökad effektivitet

När det gäller mötesrummen slopas de som är verksamhetsspecifika. I stället blir i stort sett alla mötesrum bokningsbara, förutom några besöksrum kopplade till specifika verksamhetsbehov (klientmöten eller liknande). Dessutom ska inköp av möbler, kontorsmaterial och annan service som fruktkorgar samordnas centralt via en så kallad Facility Management, vilket både förbättrar servicen och optimerar användningen av kommunens resurser.

Ombyggnationer och omflyttningar

För att genomföra lokalförändringarna krävs både ombyggnationer och omflyttningar som påverkar i stort sett alla våningsplan. De lokalytor där ombyggnationer redan har genomförts på senare år kommer inte att byggas om.

Lokalförändringarna beräknas ta ungefär ett år. Startskottet för arbetet går i november 2024 då förberedelserna för en flytt av servicedesk till plan 0, entréplan, påbörjas. Ombyggnaden av servicedesks ”nya” lokaler startar den 11 november för att inflyttning ska kunna ske vid årsskiftet. Därefter kommer ombyggnationer att ske på plan 0–3 under det första halvåret 2025 och på plan 4–7 under det andra halvåret.

Nästa steg

Ett förslag på detaljerade lösningar för de olika våningsplanen håller på att tas fram. Dialoger pågår också med berörda verksamheter för att säkerställa att specifika behov tillgodoses. Facklig samverkan, gällande bland annat riskbedömningar, kommer ske via Cesam. Parallellt pågår arbete med att hitta lösningar för att skapa fler parkeringsplatser vid kommunhuset.

Håll utkik på projektetsidan här på Hint för uppdateringar av vad som händer i projektet och för att ta del av frågor och svar.

Om du som medarbetare har frågor kan du kontakta din närmaste chef.