Sagt och gjort i KSF:s förvaltningsledning
Projektet Framtidens stöd och service har har nu dragit i gång och Sagt och gjort har intervjuat projektledare Thomas Jonsson om vad som händer och hur planen framåt ser ut. Ett annat av KSF:s större projekt, Processbaserat arbetssätt, har börjat komma i mål och går snart över till förvaltning. Kommunstyrelsens årsredovisning för 2023 har klubbats och den visar på ett överskott på 31 miljoner kronor.
Thomas Jonsson, verksamhetsutvecklare och projektledare för Framtidens stöd och service
Foto: Thomas Jonsson
Startskottet har gått för Framtidens stöd och service
Fem snabba frågor till verksamhetsutvecklare och projektledare Thomas Jonsson, HR.
Berätta, varför är projektet viktigt?
Ytterst handlar projektet om att underlätta vårt arbete med att leverera god service till invånarna. Det betyder att vi måste se över och utveckla vårt stöd och vår service till kärnverksamheterna, så att de kan fokusera på sitt kärnuppdrag, men också till invånarna direkt. Vi ser att behoven förändras i allt snabbare takt, och digitaliseringen och ny lagstiftning ställer också nya krav på oss som organisation. Det behöver vi möta upp.
Vad händer nu?
Vi har satt samman en styrgrupp med representanter från alla förvaltningar och vi har också fått ihop en referensgrupp. Det här är ett tillsammansprojekt där alla förvaltningar behöver bidra för att det ska bli bra. Bolagen kan komma att inkluderas. Delprojekten kommer att starta upp vartefter. Projektledaren för kontaktcenter är klar. Hon heter Sara Larsson och börjar hos oss i maj. Hon har arbetat med den här typen av frågor tidigare, vilket känns tryggt.
Vilka är de andra delprojekten och hur ser tidsplanen ut?
Förutom Kontaktcenter ingår delprojekten Framtidens leveranser, Framtidens finansiering och Framtidens organisering. Först ut att starta är med största sannolikhet Framtidens leveranser. Vi kommer jobba intensivt med samordningsprojektet i år och det kommer fortsätta under 2025.
Finns det beröringspunkter med andra program och projekt som pågår?
Ja absolut! Både Framtidens arbetsplats, varumärkesprogrammet och Framtidens stöd och service ska bidra till att framtidssäkra oss som organisation. Vi ska bli mer effektiva och moderna, vara i framkant helt enkelt, för att kunna leverera bästa möjliga service. Vi har startat samordningsmöten där vi kan ta upp gemensamma frågor i projekten, som hur vi taktar och använder gemensamma resurser. Viss metodik, som tjänstedesign, kommer också vara gemensamt.
Hur känns det så här långt?
Det känns oerhört spännande, kul och meningsfullt. Och de jag pratat med om projektet är intresserade och på. Vi gör ju det här för att bli ännu bättre och då blir det också ännu roligare att gå till jobbet.
Information om projektet kommer att läggas upp på Hint inom kort.
Projektet Processbaserat arbetssätt lämnas över till förvaltning
Under 2023 startade projektet Processbaserat arbetssätt. Att arbeta med processer ger oss möjlighet att arbeta med rätt saker, effektivisera vår verksamhet och tydliggöra våra roller samt ansvar. Det skapar värde för de vi är till för.
Projektet har byggt upp en stödfunktion, system och kompetensstöd för organisationen på den nya enheten för kvalitet, uppsikt och analys, KUA, som är placerad på ekonomiavdelningen. På KSF har bland annat processkartor tagits fram för stödprocessen Onboarding och styrprocessen Ekonomisk uppföljning och prognos. Projektet kommer nu att överlämnas till förvaltning och en utvärdering ska ske.
Övriga aktuella frågor
Nomineringar till ledarskapsakademin klara
I september 2024 startar nästa omgång av Ledarskapsakademin. Kommunstyrelseförvaltningen får skicka två kandidater i år och avdelningarna har nominerat åtta. Ledningsgruppen håller på att gå igenom nomineringarna och kommer att ge sitt slutgiltiga besked till HR, som har sista ordet, i slutet av mars.
KSF:s rutiner för möten och mejl
Resultatet från IT:s enkät om uppfyllelsen av KSF:s rutiner för möten och mejl är klart. Det visar bland annat att rutinen delvis fallit i glömska efter att den presenterades i maj förra året. Som chef uppmanas du att påminna om rutinen och ha en dialog om den med dina medarbetare. It har, som Sagt och gjort tidigare nämnt, fått i uppdrag att också titta på hur KSF kan arbeta med verktyg inom M365 och Teams framöver.
Kommunstyrelseförvaltningens rutin för möten, mejl och Teams
Snart dags för skyddsrond
En fysisk skyddsrond kommer att genomföras i kommunhuset i vår. En arbetsmiljöingenjör kommer att bokas in under tre dagar. Mer information kommer.
Osäker på GDPR? Anmäl dig till utbildning
Den årliga genomgången av hanteringen av personuppgifter visar att vi kan bli snäppet bättre på GDPR. Är du osäker på vad som gäller för hantering av personuppgifter? Anmäl dig i så fall till utbildning i GDPR via Utbildningskatalogen. Det finns två utbildningstillfällen den 15 april.
Anmälan till GDPR-utbildning i Utbildningskatalogen
Årsredovisningen för kommunstyrelsen 2023 klubbad
Kommunstyrelsens årsredovisning för 2023 visar på ett överskott på 31 miljoner kronor. Inom områdena trygghet och säkerhet samt näringsliv genomfördes en rad insatser. Ett trygghetsprogram, som ska samla kommunens trygghetsarbete, påbörjades och över 100 företagsbesök genomfördes. En nyhet inom samhällsbyggnad var att Tvärförbindelse Södertörn till slut vann laga kraft. På miljöområdet minskade bland annat utsläppen av växthusgaser från kommunens resor och transporter med 17 procent jämfört med året innan.
Senast uppdaterad: 18 mars 2024