Praktisk information inför jul- och nyårsledigheter

Hänvisning av telefonanknytning

När du inte är tillgänglig behöver du hänvisa din telefonanknytning. Detsamma gäller för funktioner som har ett gruppnummer. 
Instruktioner för hänvisning – telefon 
 
Glöm inte att ändra svarsmeddelande för gruppfunktioner vid ändrade öppettider.
Information om ändring av gruppnummer

Hänvisning och bevakning av e-post

E-post till dig som anställd eller förtroendevald kan vara allmän handling eller innehålla begäran om utlämning av allmän handling. Det gäller också funktionsbrevlådor. Vid planerad ledighet behöver därför en arbetskamrat eller chef som är i tjänst få tillgång till din e-post. Det sker genom att behörighet ges i e-postsystemet. Lösenord ska inte lämnas ut.

Du ska också lägga in ett autosvar (frånvaromeddelande) för den period du är frånvarande. I autosvaret bör du uppge vem – om det finns någon – som kan svara i ditt ställe när du är borta. Observera att meddelandet inte ersätter att du också behöver ha någon som bevakar din inkorg.

• Postöppning
• It-handboken 

Fakturor och bluffakturor

Du som har rätt att granska och attestera fakturor behöver se till så att någon annan kan granska/attestera i ditt ställe om du är frånvarande. Du kan själv delegera till annan person på Proceedos startsida. Om du inte hittar personen du ska delegera till - mejla till proceedo@haninge.se.
  
Under längre ledigheter är det inte ovanligt att bluffakturor ökar. Bluffakturor är fakturor på något som kommunen inte har beställt eller har uppfattat som en beställning.
Hantera bluffakturor

Bemanning tjänstgörande direktörer

Bemanningsschema finns för tjänstgörande kommundirektör och förvaltningsdirektörer.

Särskilda öppettider stöd- och servicefunktioner

Klämdagar

Klämdagarna är den 23, 27 och 30 december.

• Reception och växel, servicedesk och HR chefstöd har telefontider klockan 09.00–11.00. Registraturen och arkivet är på plats fysiskt och nås digitalt 08.00-13.00. 
• Posthanteringen är på plats på morgonen. Samordnad varudistribution nås som vanligt via telefon.
• Tryckeriet och service samt telefonsupport för lönefrågor, inköpsfrågor, kundfakturor och leverantörsfakturor har stängt.

Övrigt

• Servicedesk har under perioden 16 december–12 januari telefontid klockan 08.00–16.00 ordinarie arbetsdagar.
• Kommunikation och press, KoM, har en grundbemanning under jul- och nyårshelgerna.
• Funktionsbrevlådorna för ekonomi, fakturor samt kassan är bemannade men kommer ha lite längre svarstider än vanligt.