Veckonytt vecka 51 - Målgruppsanpassad organisation

Som många av er redan vet, särskilt ni som arbetar i nära anslutning, kommer Lena Gerlofstig sluta som avdelningschef för verksamhetsstöd och utveckling den 31 december och fortsätta som senior advicer tills hon slutar i Haninge den 28 februari 2024.

- Vi tackar Lena för den här tiden, för allt hårt och dedikerat arbete och önskar henne lycka till framåt, säger Lotta Wigen.

För att stötta upp i arbetet med den inre organisationen i staben för stöd och administration har en tillförordnad chef, Malin Westerback, rekryterats. Från och med den 8 januari 2024 är hon på plats fram tills ny stabschef är rekryterad, en rekrytering som påbörjas nu.

Förutom att leda avdelningen i det dagliga arbetet, så har Malin ett tydligt uppdrag att genomföra det utvecklingsarbete som har framkommit i de genomlysningar som har gjorts under året. Det handlar om att implementera en ny inre organisation, landa i hur teamarbetet behöver sättas kring upphandlingar och kvalitetsarbetet, implementera nya roller och uppdrag på avdelningen samt säkerställa samspelet med den andra staben och alla verksamhetsområden.

Den 10 januari är det dags för workshop om verksamhetsområdenas inre organisation där representanter för de olika chefsrollerna, gruppledare och fackliga ombud är inbjudna. Syftet är att få med sig perspektiven från dessa roller i arbetet med förslag på verksamhetsområdenas inre organisation. Workshopen kommer att ledas av biträdande förvaltningsdirektör och förändringsledare med stöd av verksamhetssamordnare, verksamhetscontroller och verksamhetsutvecklare.

I och med omorganisationen ska även alla våra stora system ställa om. Vi är fullt medvetna att sådana här processer kan leda till att det uppstår saker som behöver rättas till – vilket vi har tagit höjd för. 

Den nya organisationen ska även läggas rätt i lönesystemet under januari vilket till viss del kan störa exempelvis de funktioner som meddelar personalhändelser till rätt chef.
Bland annat behöver medarbetare anmäla frånvaro enligt en särskild rutin för respektive verksamhet utöver ”sjuk och frisk”-appen. Och chefer kan behöva göra några extra manövrar för att semester eller andra lönehändelser ska kunna attesteras av rätt chef i rätt tid.
Vi ber er alla om överseende med detta och att komma ihåg att dubbelrutiner skapas för att säkra upp att viktig information inte tappas bort, så att bemanningen inte riskerar att äventyras i vår viktiga verksamhet.