Sagt och gjort i KSF:s förvaltningsledning

Ärenden som beslutats

Omorganisation inom KSF

På KSF:s fackliga samverkan Loksam den 14 mars sade de fackliga organisationerna ja till arbetsgivarens förslag om en omorganisation som rör avdelningen Omvärld och utveckling. Beslutet innebär att avdelningen avvecklas och att dess enheter kommer att ingå i andra avdelningar på KSF från den 1 maj 2023.

Förändringarna som börjar gälla den 1 maj är följande:

• Enheten för kommunikation och marknad kommer ingå i personalavdelningen
• It-enheten och utvecklingsenheten kommer ingå i ekonomiavdelningen
• Näringslivsenheten kommer tillhöra avdelningen för samhällsplanering och ledning.

Risk- och konsekvensanalyser har genomförts på berörda enheter och handlingsplaner har tagits fram för att ringa in åtgärder för varje risk.

Bakgrunden till omorganisationen

Bakgrunden till omorganiseringen är att KSF:s ledningsgrupp inte längre ser att enheterna som ingår i avdelningen Omvärld och utveckling måste vara organiserade i en egen avdelning.

Sedan Omvärld och utveckling bildades för några år sedan har kommunen som koncern gått in i en ny fas. Fler frågor och utmaningar har blivit koncerngemensamma och kommunen behöver växla upp arbetet med att framtidssäkra organisationen för att möta utmaningarna. Det här ställer krav på att vi jobbar mer över gränserna genom exempelvis portföljstyrning och processtyrning, och här är KSF först ut.

Att jobba mer över gränserna innebär att det blir viktigare för organisationen att utveckla nya arbetssätt och former för samverkan och samarbete. Organisationskartan kommer fortfarande ha betydelse men inte på samma sätt som tidigare. För oavsett var vi jobbar och med vad är vi alla anställda av kommunstyrelsen.

Att enheterna fördelats ut över befintliga avdelningar enligt ovan beror dels på att förvaltningsledningen vill åstadkomma en rimlig fördelning av det personaladministrativa ansvaret mellan avdelningsdirektörerna, dels på att man tagit hänsyn till verksamhetsmässiga beröringspunkter som finns mellan respektive enhet och den avdelning i vilken enheten kommer ingå.

Nya rutiner för möten, e-post och Teams – förbered dig via Utbildningskatalogen

Förvaltningsledningen har också beslutat om nya rutiner för möten, e-post och Teams. Rutinerna syftar till att förbättra vår arbetsmiljö på KSF genom att effektivisera användningen av de olika kanalerna. Rutinerna för e-post och möten kommer att införas under våren och rutinerna för Teams under hösten. Mer information kommer att komma på APT och via Hint.

Teams kommer bli en ännu mer central kanal för samarbete inom KSF. Du kan redan nu förbereda dig inför hösten genom att utveckla dina färdigheter i Teams i utbildningskatalogen: https://haninge.sharepoint.com/sites/Utbildningskatalog/SitePages/Microsoft365utbildningar.aspx

I katalogen finns även andra nyttiga utbildningar i Microsoft 365.

Vad som är på gång

Högtryck för verksamhetsplanering

Just nu pågår arbetet för fullt med förvaltningens övergripande verksamhetsplan för 2023 (i folkmun kallad VP).

Tre frågor till Jennie Bergsten, förvaltningens verksamhetscontroller, som drar ett stort lass för att sammanställa planen:

Kan du kort beskriva vad verksamhetsplanen egentligen är?

- KSF:s plan beskriver hur förvaltningen ska förverkliga kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens övergripande mål. Alla verksamheter på KSF har haft möjlighet att komma in med aktiviteter som bidrar till att uppfylla målen. Varje verksamhet har också en helt egen verksamhetsplan som ska vara ett stöd när verksamheten planerar och genomför sina aktiviteter.   

Hur följs verksamhetsplanen upp?

- Uppföljning sker tre gånger per år till kommunstyrelsen - i april och augusti samt i december då årsredovisningen läggs fram.

Vad ska man tänka på som enhet när man jobbar med planen?

- Det är bra att lyfta verksamhetsplanen regelbundet på enhetsmötena och checka av några frågor. Löper aktiviteterna på enligt plan? Finns det några problem eller risker? Behöver man ta till några åtgärder för genomförande? Kommer verksamheten att uppnå önskat resultat genom aktiviteterna?  
Genom att löpande följa upp sina aktiviteter får enheten en överblick av om den är på rätt väg vilket underlättar vid uppföljningarna, avslutar Jennie.