Är vår organisation rustad för framtiden?

Programmet En framtidssäkrad organisation genomför en förstudie om organisationen är rustad för framtida utmaningar. Inom ramen för förstudien undersöker programledare Heléne Hill och en arbetsgrupp hur våra medborgare uppfattar kommunens tjänster och hur vi kan mäta vår effektivitet. Förstudien har sin upprinnelse i ett politiskt uppdrag.

Programmet tog fart på allvar i början av året med Heléne vid rodret. Här förklarar hon vad programmet gör och vad som är tanken bakom.

Vad är egentligen en framtidssäkrad organisation?

– Någon exakt definition av framtidssäkrad organisation har vi inte. Det vi vet är att fram till 2027 ska vi arbeta med frågor som gör att vi blir bättre rustade för att klara framtidens utmaningar, som kompetensförsörjning och digitalisering. Finns det några hinder i våra leveranser till medborgarna? Hur hanterar vi dem i så fall? förklarar Heléne.

När vet man som organisation att man är framtidssäkrad?

– En framtidssäkrad organisation är inget man blir klar med. Omvärlden förändras och vi måste anpassa oss. Men vi kan använda olika angreppssätt: arbeta med ständiga förbättringar, identifiera och utveckla våra viktigaste processer samt driva större gemensamma förändringsarbeten via våra portföljer.

Vilka är med i det här arbetet och hur ser kontaktytan ut mot förvaltningarna?

– Vi har en arbetsgrupp med representanter från samtliga förvaltningar som arbetar med nuläget, var vi står idag som kommun. Sedan träffar jag olika experter, funktioner och chefer inom olika delar av organisationen under resans gång. I slutet av maj medverkar jag till exempel i strategiskt ledarforum för att prata om effektivitet för förvaltningsledningarna.

Hur känns det så här långt, Heléne?

– Det är stimulerande och kul! Ledningen och arbetsgruppen visar stort engagemang för att vi ska komma framåt och svara på det politiska uppdrag vi har fått. De jag möter delar generöst med sig av kunskap, tankar och idéer. Att fundera på om man är en effektiv organisation har väckt många och bra tankar och reflektioner.

Hur gör ni för att kartlägga nuläget?

– I nulägesanalysen skådar vi både inåt och utåt. Inåt tittar vi på tre områden – effektivitet, struktur och kultur. Det som är utåt fångar vi genom kommunkompassen som vi gör med SKR nu i maj. I slutrapporten, som jag hoppas landar på mitt bord i slutet av augusti, listas våra styrkor och förbättringsområden. En viktig fördel är att vi kan jämföra oss med andra kommuner som också gjort kompassen.

Kan du utveckla det där med effektivitet, struktur och kultur?

– Effektivitet handlar om resurser, produktivitet och kvalitet. Just nu håller vi på att identifiera bra nyckeltal och index för att kunna jämföra oss över tid med oss själva och med andra kommuner.
Inom området struktur tar vi del av medborgarundersökningar och brukarundersökningar för att få en bild av vad vi kan bli bättre på. Att ha ett medborgarfokus är helt centralt. Vi ska också gå ut med enkäter till chefer och förtroendevalda. Vi vill veta mer om deras förutsättningar, stöd och behov.Och till sist kulturen. Där har vi hittat flera olika värdegrunder inom olika verksamheter i kommunen. Vi behöver ta en funderare på om det är bra att vi har flera olika värdegrunder eller om vi behöver göra annorlunda.

Har du några reflektioner på vad som kommit fram så här långt?

– Vi har låga kostnader, men inte alltid den bästa kvaliteten när vi jämför oss med andra kommuner. Att bli effektivare handlar om att vi ska använda de resurser vi har på bästa sätt för våra medborgare. Det blir spännande och viktigt att diskutera vilken kvalitet vi kan uppnå med de resurser vi har. Det blir också tydligare för våra politiker om vi kan redovisa hur vi ligger till jämfört med andra. Det kan finnas föreställningar kring verksamheternas förmåga att leverera till medborgarna som inte stämmer överens med fakta. Vi kan också låta oss inspireras och ta lärdom av andra kommuner.

Vad händer när ni är klara med nuläget?

– Nästa steg är att ta fram en målbild. Vad vi vill uppnå utifrån nuläge och vilka områden ska vi fokusera på för att kunna svara på det politiska uppdraget. Sannolikt kommer vi hitta utvecklingsområden. Här får kommundirektörens ledningsgrupp bestämma vilka initiativ som ska drivas i linjen och i portföljen. Det kommer krävas tydliga prioriteringar för att organisationen ska mäkta med utveckling och förändring samtidigt som vi utför våra grundläggande uppdrag i verksamheterna.

Uppdraget löper till 2027 – hur håller vi ångan uppe?

– Det är ingen snabb och enkel resa att bli en framtidssäkrad organisation. Den kräver tålamod och att vi jobbar med motivationen. Lyckas vi bli ännu bättre för våra medborgare så ger det motivation. För att vi ska känna oss motiverade behöver vi kompetens för det vi ska göra, känna att vi betyder något för någon samt att vi har frihet under ansvar att utföra vårt arbete. Att betyda något för någon i detta sammanhang är att vi kan bidra till att våra medborgare kan leva sina liv med så bra förutsättningar som möjligt här i Haninge, avslutar Heléne