Utvecklingsenhetens coachning sporrade IT-enheten

Denna alla hjärtans dag tittar vi på två enheter som krokade arm och förbättrade både effektivitet och vi-känsla.

Önskan om samarbete

Arbetet med ständiga förbättringar var en naturlig del av IT-enhetens månadsmöten. Kloka förslag droppade in, men tiden för förändringsförslagen var knapp. Många upplevde en frustration över att förslagen fastnade i Plannerkorten (verktyg i Microsoft 365) medan andra tyckte att de arbetade för mycket i stuprör. Önskningar om att arbeta mer tillsammans och mer med utvecklingsenheten kom också fram i den psykosociala arbetsronden. IT-chef Magnus Strömberg kontaktade utvecklingschef Ann-Sofie Källman för att få tips om metoder och modeller.

Coacher förändrade arbetssättet

Utvecklingsenhetens Åsalinda Enlove och Hanna Gustafsson klev sedan in på IT-enhetens möten som coacher och förändrade sättet att ta sig an de ständiga förbättringarna. Åsalinda och Hanna menar att deras arbete kort kan sammanfattas i att föra in ett agilt arbetssätt, dela stora uppgifter i hanterbara bitar och att fira alla små förbättringar.

-- Vi ville visa hur man skapar värde genom samarbete, säger Hanna.

-- Och göra reklam för det agila arbetssättet, fyller Åsalinda i.

Åsalinda och Hanna började med två workshops för att ta fram en bild av vart IT-enheten var på väg och fånga medarbetarnas behov med hjälp av metoden tjänstedesign. Idéer omarbetades till utvecklingsområden och utifrån dessa tog man fram aktiviteter och utmaningar.

Positiva förstärkningar och gruppansvar

-- När gruppen säger ”vi vill förbättra men vi hinner inte” försöker vi komma till ”hur kan vi applicera detta på något som redan finns och utveckla det?” förklarar Hanna.

Arbetet med ständiga förbättringar och plannerkort finns kvar, men där det förut fanns en ansvarig på varje kort, finns nu helst tre och som mest nio personer på varje kort. Gruppen är ansvarig och det i sig skapar vi-känsla Lindha Carlsten och Dan Sturk beskriver den första tiden i förändringsarbetet som mycket förvirrad:

--Det kändes som vi bara sprang runt och undrade vad vi höll på med, berättar Lindha.

--Sedan fick vi hjälp med att sortera och slänga och långsamt gled vi över i ett sätt där vi arbetade tillsammans. Det var klokt att inte måla hela tavlan på en gång, att processen fick ske stegvis, säger Dan.

Hanna menar att det var medvetet att ta lite i taget.

--Vi började i det lilla och sedan väntade vi på att de själva ville ha mer. Vi arbetade också med små positiva förstärkningar och utvärderingar efter varje möte.

--Det var som att vi lekte agilt ett tag och sedan plötsligt var det på riktigt, säger Lindha.

Bättre teamkänsla på köpet

Dan menar att det i dag finns en glädje i att tag i förändringar, att alla vill vara med och Lindha säger att arbetet har gjort enormt mycket för teamkänslan:

--Vi har en annan trygghet i gruppen nu och det är lättare att samarbeta.

Malin Holm, ny verksamhetsarkitekt på IT-enheten, håller med:

--Alla delar vad de gör på våra möten och man hör hur mycket vi gör gemensamt, känslan som fyller rummet är - samarbete.

--Samarbete saknas i så många organisationer. Därför känns det viktigt att vi berättar om det här, det kan bli så bra. Det finns en stor tidsvinst i att arbeta mer strukturerat. IT-enheten har fortfarande ständiga förbättringsmöten varje månad, men nu stäms aktiviteterna av varje vecka och alla prioriterade aktiviteter blir genomförda, säger Dan.

Lura hjärnan och hinn mer

Magnus Strömberg, chef på IT-enheten, är väldigt nöjd med det positiva resultatet:

 --Vi kämpade på med den lilla tid vi hade över och hade alltid ambitionen att jobba mer tillsammans, men vi hann inte det där lilla extra. Coachningen har fått oss att ”lura hjärnan”, nu tar alla sig tid att ta hjälp och att hjälpas åt och vi hinner massor. Hanna och Åsalinda har verkligen hjälpt oss och nu är alla övertygade om att vi blir bättre tillsammans. Vi har till och med fakta på hur mycket vi förbättrat oss, eftersom vi gjorde en undersökning innan uppdragen startade och en uppföljning efter uppdraget.