Sagt och gjort i KSF:s förvaltningsledning
Efter årsskiftet utökades kommunstyrelseförvaltningens ledningsgrupp med vissa stödfunktioner och ledningen har nu i huvudsak samma sammansättning som övriga förvaltningsledningar. I januari lade ledningsgruppen fram förslag på nämndplan för 2023 som antogs av kommunstyrelsen den 6 februari. Andra frågor på gång är nya rutiner för Teams och möten samt en ny ärendeberedningsprocess.
Ledningen träffas varje vecka och kommer att informera regelbundet framöver på Hint, minst en gång i månaden, om vad som har beslutats och viktiga frågor som är på gång.
- Syftet med informationen är att alla medarbetare och chefer ska få insyn i vad som händer. Vi vill på så sätt bidra till ökad delaktighet och ökat engagemang. Informationen är viktig för att var och en ska kunna få en bättre helhetsbild och i förlängningen förstå sin roll i helheten, säger biträdande förvaltningsdirektör Gunilla Lublin.
KSF:s ledningsgrupp har utökats
Kommunstyrelseförvaltningens ledningsgrupp har utökats med nya funktioner. Sedan januari ingår även stödfunktionerna verksamhetscontroller, ekonomicontroller och kommunikationsutvecklare i gruppen. Framöver ska gruppen även utökas med en HR-partner. Då kommer den i princip ha samma sammansättning som övriga förvaltningarnas ledningsgrupper. HR-direktör och biträdande förvaltningsdirektör Gunilla Lublin leder förvaltningsledningens möten.
KSF:s organisation och förvaltningsledning
Ärenden som beslutats
Många frågor som hanterats i början av året har koppling till årshjulet, som nämndplan, internkontroll och årsbokslut.
Nämndplanen klubbad
Ledningen lade ett förslag till kommunstyrelsens nämndplan som kommunstyrelsen antog den 6 februari. Kommunstyrelsen ska arbeta mot samtliga nio mål i kommunfullmäktiges Mål och budget. Målen är följande:
- mål 1 trygga invånare
- mål 2 en skola med fokus på kunskap och studiero
- mål 3 en meningsfull fritid för invånarna
- mål 4 ett växande näringsliv
- mål 5 ordning och reda i ekonomin
- mål 6 målinriktat miljöarbete
- mål 7 attraktiva bostäder
- mål 8 hög kvalitet i kommunens välfärdstjänster
- mål 9 en attraktiv arbetsgivare.
Nämndplanen innehåller också en omvärldsanalys med nuläge. Det står även hur mycket pengar som ska gå till de olika områden som förvaltningen ansvarar för.
Kommunstyrelsens driftbudget för 2023 är 323,5 miljoner kronor. Lokalkostnaderna har ökat med 8 procent och den höga inflationen innebär att kostnaderna för övriga tjänster och varor också har ökat. Förvaltningen kan med viss svårighet hantera kostnaderna för att bibehålla sin verksamhet och sitta i orubbat bo. Det finns inget utrymme för nya satsningar som är ofinansierade utan kännbara konsekvenser.
Nästa steg är att ta fram kommunstyrelseförvaltningens verksamhetsplan som ska vara klar i slutet av februari. I verksamhetsplanen formulerar förvaltningen åtaganden och aktiviteter som den behöver genomföra för att uppnå kommunfullmäktiges mål.
Ärenden på gång
Rutiner för möten, Teams och e-post för bättre arbetsmiljö
För att förbättra vår arbetsmiljö har en arbetsgrupp lämnat förslag på rutiner som ska effektivisera användningen av Teams, möten och e-post inom förvaltningen. Förslaget bygger bland annat på input från representanter från olika delar av KSF. Rutiner för möten väntas klubbas inom kort och implementeras i höst. När det gäller Teams och e-post behövs ytterligare utredning och strukturarbete innan ledningen kan ta beslut.
Ny process för att underlätta ärendeberedningen
Enheten för demokratistöd håller på att ta fram en ny ärendeberedningsprocess för att effektivisera arbetet och underlätta för dem som arbetar med ärenden till nämnden. När processen är klar behöver den provtryckas för att eventuellt justeras innan den slutgiltigt fastställs.
Genomlysning av PM3-modellen
En genomlysning av PM3-modellen har genomförts. PM3-modellen handlar om hur styrningen av it-förvaltningen ska bedrivas - vilka objekt ska förvaltas, av vem och hur. Modellen bygger på ett delat ansvar mellan it och verksamhet. Genomlysningen pekar på vissa brister. Nästa steg är att informera KDLG om genomlysningen samtidigt som KSF:s ledningsgrupp behöver titta närmare på helheten i frågan.
Senast uppdaterad: 9 februari 2023