Leverans av betyg till Haningearkivet

Enligt skollagen är alla skolor skyldiga att lämna över kopia på sina slutbetyg,
examensbevis eller studiebevis till den kommun som skolan ligger i. Detta gäller både grundskolor och gymnasieskolor. Grundskolor överlämnar slutbetyg och gymnasieskolor överlämnar examensbevis och studiebevis (de betygsdokument som eleven får efter fullföljd gymnasieutbildning). I Haninge kommun ska de fristående skolorna överlämna slutbetygen till Haningearkivet.

När ska betygen levereras?

Överlämnandet av betygen sker i enlighet med informationshanteringsplanen. Om skolan har betyg från tidigare år som ännu inte lämnats in överlämnas även dessa digitalt. Om ni är osäkra på om tidigare år levererats kontakta Haningearkivet.

Vad ska ingå i leveransen?

Det som ska lämnas in till Haningearkivet är en digital kopia (pdf) på den av rektor underskrivna betygshandlingen. Förutom betygsdokumenten lämnas också en förteckning över samtliga elever i avgångsklasserna vars betyg ingår i leveransen. Elevförteckningen skrivs i Haningearkivets excel-mall och fungerar som register för skolans leverans. Betygen och listan läggs på ett usb-minne som överlämnas.

Viktigt att tänka på!

• Betygshandlingen ska skannas i färg och sparas som pdf. Skanna i hög upplösning (gärna 300-400 dpi) och försök att få kopiorna så snygga, raka och tydliga som möjligt.
• Varje elevs betyg sparas som en separat fil med elevens personnummer som filnamn, 12 siffror med bindestreck. Observera att vi alltså önskar få med även siffrorna för århundrade i personnumret. Det vill säga att filnamnet ska vara ÅÅÅÅMMDD-XXXX, t.ex. 20070101-0000.
• Lägg alla betygsfiler i en enda mapp per avgångar på en usb­sticka, även om skolan har flera avgångsklasser. Döp mappen med skolans namn och läsår. Betygshandlingar från olika år läggs årsvis i egna mappar på samma usb.
• Förteckning behövs över alla elever. Alla elever i avgångsklasserna som fått ut en betygshandling och ingår i leveransen ska registreras i Haningearkivets excel-mall. Följ mallens format när ni skriver in personnummer, 12 siffror med bindestreck efter födelsedatum. En elev med personnummer 070101-0000 ska alltså registreras som 20070101-0000.
• Det ska vara ett sammanhållet register per skola, ej per klass. Om skolan består av både grundskola och gymnasium krävs ett register för vardera. Skickas betygshandlingar från flera år måste ett register per år upprättas. Kontrollera att antalet namn i elevregistret stämmer överens med antalet betygsfiler som skickas med i leveransen.
• Gör inte en pdf av listan utan lägg den ifyllda excel-mallen i en mapp på usb-stickan döpt till elevförteckning, skolans namn samt läsår. Elevförteckning som inte är korrekt ifyllda kommer att skickas tillbaka till skolan för komplettering, detsamma gäller för pdf:er av dålig kvalitet.
• För elever i grundskolan som fått underkänt eller betyg E i något ämne ska även det skriftliga omdömet bifogas med betyget. Gör detta genom att placera omdömet bakom betyget och skanna in allt som en fil.
• Elever med skyddad identitet ska också skickas in som digital kopia i pdf-format. De ska hållas isär från övriga betyg och läggas på en egen USB-sticka i en egen mapp och ha en egen elevförteckning (excel-mallen). USB-stickan med betyg för elever med skyddade identitet skickas med rekommenderat brev eller lämnas personligen till Haningearkivet, kontakta oss för att boka en tid.

Dokument som ska lämnas in digitalt

• Kopia på slutbetyg, examensbevis eller studiebevis på elever som slutfört sin skolgång, underskrivet av rektor. Skriftligt omdöme per ämne för elever i grundskolan som får underkänt med motivering om varför eleven inte fått godkänt bifogas i samma pdf fil som betyget (bakom slutbetyget).
• Kopia på intyg om avgång från skola i de fall eleven avgår utan slutbetyg, underskrivet av rektor.

Dokument som ska lämnas in på papper

• Betygskatalog per klass för alla avslutade kurser i original lämnas in på papper av typen Svenskt Arkiv 80.

Så levererar du betygen

• Du behöver meddela leveransen i förväg.
  E-post: arkivet@haninge.se
• Externa skolor skickar usb-minnet med betygen och elevförteckningen (excel-listan) med rekommenderad post.
• Kommunala skolor skickar med internposten.
• Bifoga ett dokument på USB-stickan, med kontaktuppgifter (e­-postadress och telefonnummer till den som ansvarar för leveransen). Haningearkivet kommer inte att ha möjlighet att skicka tillbaka usb-stickorna. Om ni av någon anledning inte kan skicka betygen per post kontakta Haningearkivet.
• Observera! Tänk på att använda ett vadderat kuvert eller säkerställ på annat sätt att usb-stickan inte kan ramla ut om det skulle gå hål på kuvertet. Det går t.ex. att tejpa fast stickan, lägga den i en plastficka eller givetvis lämna in den direkt till Haningearkivet genom att bestämma en tid med oss.

Har du fler frågor?

Kontakta oss på Haningearkivet.