Lämna arkiv till Haningearkivet

Enskilda arkiv är en samling av information, till exempel dokument, brev, foto, ljud eller film från en organisation eller person – som inte omfattas av arkivlagen. Det gäller till exempel arkiv från civilsamhället (föreningar, stiftelser, nätverk), näringslivet (enskilda firmor, aktiebolag) eller privatpersoner. Det kan också handla om handelsbodar, bruk, gods och gårdar. Att lämna arkiv för framtiden är då valfritt.

Vi skyddar och förvarar handlingarna för framtiden. Genom att arkivera handlingar (till exempel dokument, brev, foton och film) som en förening eller privatperson lämnar du ett fotavtryck från vår tid. Materialet kan sedan användas för minnesskrifter, tidningsartiklar, uppsatser eller avhandlingar i framtiden. Arkiven är en viktig resurs för både forskning och bevarandet av vår historia.

Som förening, företag och privatperson i Haninge kan du lämna in dina arkiv till Haningearkivet. Du kan lämna in arkiv på två olika sätt – som gåva eller deposition.

Lämna arkiv som gåva

Enskilda arkiv kan överlämnas som en gåva (överlåtelse av både juridiska och fysiska personer). Haningearkivet tar då över arkiven (äganderätten och dispositionsrätten), om inget annat avtalas. Har du lämnat in ett arkiv som en gåva kan du inte sedan göra anspråk på materialet eller styra hur det lämnas ut från Haningearkivet. Vid speciella önskemål behöver det avtalas redan vid inlämnandet av handlingarna.

Lämna arkiv som deposition

Du kan lämna in ett arkiv som en deposition. Det innebär det att du eller ni fortfarande äger och har tillgång till handlingarna (äganderätten och förfoganderätten). Vid behov går det att sätta olika villkor för hur till exempel forskare får ta del av dokumenten. Det går även till exempel att sätta en tidsgräns på 10 eller 20 år innan allmänheten får tillgång, eller bestämma att medlemsförteckningar inte får lämnas ut.

Personuppgiftsbiträdesavtal krävs för att få lämna arkiv som en deposition (Dataskyddsförordningen, GDPR, kräver detta avtal när en part ska behandla personuppgifter för annan parts räkning).

Kontakta oss om du behöver ett Personuppgiftsbiträdesavtal.

Du eller ni beslutar själva vilka handlingar som ska överlämnas, och vilka delar av materialet som ska sparas eller tas bort. Här kommer några riktlinjer som kan vara bra att följa.

Handlingar som bör bevaras (sparas):

• protokoll
• stadgar
• medlemsförteckningar och matriklar
• medlemsstatistik och föreningsstatistik
• historik
• verksamhetsberättelser
• kontrakt
• avtal och överenskommelser
• fastighetshandlingar och hyreskontrakt
• kartor och ritningar
• in- och utgående skrivelser
• egna upprättade handlingar, till exempel medlemstidningar, flygblad, affischer, banderoller, standar, fanor, inbjudningar till fester och tävlingar och handlingar från jubileum och fester
• fotografier, filmer och video
• tidningsurklipp
• revisionsberättelser
• räkenskapsböcker
• verifikationer yngre än 10 år.

Handlingar som kan gallras (tas bort):

• cirkulär och andra massutskick från centralorganisationer
• dubbletter och kopior
• tomma blanketter och formulär
• kladdar och minnesanteckningar
• trycksaker och reklam som inte producerats av föreningen
• månadsrapporter och kvartalsrapporter om motsvarande information återfinns i årsrapporten
• verifikationer äldre än 10 år
• andra handlingar av liten betydelse.

Saker som kan gallras (tas bort):

• böcker (om det inte är egen produktion)
• föremål som inte har med föreningen att göra – till exempel servetter, dukar och muggar.

Kontakta oss på Haningearkivet om du behöver hjälp eller är osäker.

Handlingar som du lämnar in till Haningearkivet (till exempel text, brev, foton, och film) arkiveras och sparas för all framtid om du inte kommer med speciella önskemål.

Det är alltid kostnadsfritt att lämna handlingar (till exempel dokument, brev, foton och film) till Haningearkivet. Vi står för materialkostnader och förvaring.

Kontakta oss på Haningearkivet för att bestämma datum för leveransen av arkivet.

• Om du har sett spår av mögel eller skadeinsekter i ert arkiv – till exempel silverfiskar – är det viktigt att ni talar om det för oss.
• Ha handlingarna sorterade, till exempel kronologiskt, alfabetiskt eller efter ämne. Plocka inte ut enskilda handlingar ur sitt sammanhang.
• Ta bort gem, tejp, plastfickor, post it, kuvert och annat som kan skada handlingarna.
• Gör en förteckning som redovisar handlingarna.
• Skriv en historik om er förening eller personen vars material ska arkiveras. Sammanfatta till exempel föreningens historia i en kort presentation, när föreningen bildades, vad den haft för verksamhet, eventuella namnbyten, speciella årtal såsom 20-årsjubileum. Det är värdefull information från den som har mest kunskap om materialet.
• När du lämnar in handlingarna ska du skriva på ett depositionsavtal eller donationsavtal. Där skriver du vad det är för slags handlingar lämnats in. Detta fungerar som ett kvitto på det som Haningearkivet övertar ansvaret för.

Fotografier ska helst ska ligga var för sig (ett och ett) i speciella kuvert fria från syra och cellulosa, eller i en ask med mellanläggspapper emellan varje foto. Du kan också klippa mellanlägg från arkivpapper (arkiv 80 eller arkiv 100). Klistra inte upp bilderna på kartong, men om det redan är gjort så låt det vara.

Vissa arkiv såsom kommunala arkiv är offentliga enligt lag. Men enskilda arkiv (gåva och deposition) räknas inte som offentliga handlingar. Då kan du själv välja hur tillgängliga handlingarna ska vara.

Vi förvarar och skyddar information och handlingar enligt regelverk och håller dem i säkert förvar för framtiden. Allt arkivmaterial förtecknas och organiseras enligt bestämda rutiner och riktlinjer. Vi upprättar arkivförteckning och förvarar materialet i säkra arkivboxar. Arkivförteckningen är ett slags innehållsförteckning som visar ordningen i arkivet och gör materialet sökbart.