Hej! Du använder en gammal webbläsare

Inom kort kommer vissa funktioner på haninge.se inte fungera med den här gamla webbläsaren. Vi vill gärna ha dig kvar som besökare och rekommenderar att byta till Mozilla Firefox, Google Chrome eller Microsoft Edge.

Masterdata skapar nytta på flera plan

Rätt och riktig information i vår verksamhet, automatiskt. Det syftar projektet Masterdata till. Projektet har sedan 2015 jobbat med grunden till hur vi hanterar information i våra system. Nu kan vi börja se effekterna för såväl chefer som medarbetare.

Sju, åtta olika blanketter som ska fyllas i och lika många system där uppgifterna ska läggas in manuellt. Så kan det se ut för en chef som nyanställt en person i Haninge kommun.

- Det är en blankett för att komma in i lönesystemet, en annan för att få passerkort och en tredje för att få behörighet till ett verksamhetssystem. Så fortsätter det till man snabbt är uppe i ett tiotal blanketter. Det är förstås både tidskrävande och skapar risk för en hel del felaktigheter, då uppgifterna ska läggas in manuellt i flera olika verksamhetssystem, säger Ann-Sofie Källman, chef för Projektkontoret och projektledare för masterdataprojektet.

Förutom den tunga administrationen vid nyanställningar är problematiken med flera olika inloggningsprocesser till kommunens datasystem en bromskloss för många anställda. Det är inte ovanligt att man måste logga in i fyra, fem olika i system, med olika användarnamn och lösenord, bara för att starta sin arbetsdag och kunna genomföra sina arbetsuppgifter.

Lönesystemet – en masterkälla

Masterdata går i korthet ut på att rensa bland all data i kommunens över 200 system.

Under projektets gång har man anpassat den initiala planen att skapa ett enda mastersystem. Masterdataprojektet arbetar nu med fokus på att utse så kallade masterkällor, det vill säga verksamhetssystem som har tillräckligt hög kvalitet på viss information för att kunna utses till masterkälla.

Lönesystemet är ett sådant exempel. Det är nu masterkälla till information, eller masterdata, som berör medarbetarnas personuppgifter som förnamn, efternamn, befattning och liknande. Om något annat system behöver veta vad en viss medarbetare heter kommer det på sikt krävas att den informationen hämtas från masterkällan, alltså lönesystemet. Förutom arbetet med att kvalitetssäkra personuppgifterna och rensa fel, har man även valt att koppla ihop lönesystemet med Skatteverkets folkbokföring, så att de anställdas adressuppgifter alltid ska vara korrekta.

- Det säkerställer att vi alltid har korrekt information i alla system. Om en medarbetare byter efternamn registreras det i folkbokföringsregistret, som inom kort skickar den informationen vidare till vårt lönesystem och uppdaterar informationen med det nya efternamnet. Alla andra system, som då hämtar uppgiften från lönesystemet, blir per automatik uppdaterade med det nya efternamnet, säger Anette Björkqvist, lönechef och ansvarig för arbetet i lönesystemet.

Ny chefstruktur

Projektet identifierade i våras att Haninge kommuns befintliga chefstruktur, som såg olika ut i olika förvaltningar, inte skulle kunna skapa den smidiga behörighetshantering som kommunen ville ha. Masterdataprojektet tog sig då an arbetet med att formulera en ny definition av chefsstruktur för kommunen.

- I oktober presenterade vi ett färdigt förslag för kommundirektörens ledningsgrupp. Det gick ut på att kommunen ska ha fem chefsnivåer istället för som tidigare tre. Förslaget godkändes och nu arbetar vi för fullt med att planera för att införa det tillsammans med HR-avdelningen och ekonomiavdelningen. När den nya strukturen är på plats kommer vi att kunna styra chefers behörigheter till system helt baserat på deras roll. Inga fler blanketter! säger Ann-Sofie Källman.

Underlättar arbetet i växeln

Det kommer att finnas flera olika masterkällor i kommunen. Förutom lönesystemet är den interna telefonkatalogen masterkälla för alla telefonnummer. Det underlättar inte minst för medarbetarna i kommunens växel, som numera kan lita på att de har rätt information i sin digitala telefonkatalog. För med 2000–2500 inkommande samtal varje dag måste det gå snabbt att koppla rätt.

- Masterdataprojektet gör stor skillnad för oss. Nu går det mycket snabbare att söka fram en person i telefonkatalogen, eftersom vi har rätt namn och titel på alla. Tidigare, när de anställda själva kunde lägga in sin titel och sitt namn, kunde det bli väldigt rörigt och svårt att hitta rätt person när någon ringde, säger Maud Lindoff, växeltelefonist i Haninge kommun.

Del i något större

Masterdata är dessutom en del i ett större samarbete, mellan flera kommuner, landsting och myndigheter runtom i Sverige. Anette Eriksson, Enterprise arkitekt, på Haninge kommun har varit med och drivit det samarbete som kallas Haningeinitiativet.

- När vi började med Masterdata såg vi oss om för att hitta andra kommuner med intresse av att göra en bra och hållbar lösning. Vi fann bland annat att Göteborg drev ett projekt och inledde ett samarbete med dem. Under en period deltog även SKL och e-hälsomyndigheten i samarbetet kring Masterdata, eftersom vi alla är ute efter samma resultat, berättar Anette Eriksson.

Under arbetet med masterdataprojektet har man sett att det inte bara är inom Haninges egen verksamhet som det behövs ordning och reda på datainformationen. Haninge delar även en stor mängd information med andra kommuner, landsting och myndigheter i form av statistik. Ett framtida arbete som har potential men ännu inte är planerat.

- Även här ser vi stora möjligheter att minska det idag tunga och tidsödande arbetet att sammanställa informationen genom att vi framöver har samma modell, eller "dataspråk", alltså en standard för datainformationshantering. Då kan vi dela information med varandra mycket smidigare, säger Anette Eriksson.

Digitala framtidsvisioner

- Om tio år hoppas jag att vi ska ha kommit så långt att vi som medborgare i Sverige får samma information oavsett kommun, landsting eller myndighet, där det digitala informationsutbytet är standardiserat och säkert att såväl hämta som lämna baserat på gemensamma principer för hur vi bygger upp Sveriges digitala tjänster och system.

- Om vi över huvud taget ska kunna digitalisera i den riktning och takt som regeringen och vi själva har som målsättning, så måste vi ha kontroll på all vår information och data och veta hur den ska flöda både inom kommunen och mellan andra kommuner och myndigheter. Annars kommer vi att hamna hopplöst efter i digitaliseringen, säger Jeanette Thorell.

Projektet har sedan 2015 jobbat med grunden till hur vi hanterar information i våra system. Nu kan vi börja se effekterna för såväl chefer som medarbetare.

Läs gärna mer om vad vi tillsammans förbättrat och vad som kommer framöver!

Här kan du läsa en längre artikel om projektet

Senast uppdaterad: 23 juli 2020