Riktlinjer vid interna oegentligheter

Därmed:

  • Skapar förutsättningar att i tid agera för att reducera risk för ytterligare skada
  • Behandlar interna oegentligheter på ett enhetligt sätt
  • Säkerställer att ärenden handläggs på ett för alla parter rättssäkert sätt

Riktlinjerna avser att stödja både chefer och medarbetare så att det blir tydligt för alla när det gäller vem som gör vad vid misstanke om eller vid inträffade interna oegentligheter. Som stöd för att följa och vid genomförandet av riktlinjerna finns två bilagor:

  • Bilaga 1: Åtgärder vid interna oegentligheter
  • Bilaga 2: Utredningsmall vid interna oegentligheter

Omfattning

Med interna oegentligheter avses handlingar som riskerar att leda till förlust som följd av att anställd eller annan anlitad part avsiktligt eller med oaktsamhet brutit mot lagar eller interna regler och instruktioner. Handlingar definieras som: oönskade händelser och incidenter av finansiell karaktär som t ex muta och bestickning, förskingring, bedrägeri, falsk finansiell rapportering, otillåtna bisysslor, svart arbetskraft och stöld.

Förlust definieras som: Finansiell kostnad, skadat varumärke och/eller skadeståndskrav.

Tillämpning

Samtliga förvaltningar använder sig av riktlinjerna och bilagorna vid interna oegentligheter.

Genomförande

I bilagor Åtgärder vid interna oegentligheter och Utredningsmall vid interna oegentligheter finns vägledning avseende vad som ska göras och vem som ansvarar för vad.

Bilagorna innehåller stöd för frågor som:

  • Vilka som ska informeras vid interna oegentligheter
  • Vem som ansvarar för vad
  • Akuta åtgärder
  • Polisanmälan
  • Intern utredning
  • Slutsatser och åtgärder

Ur kontrollsynpunkt är det viktigt att lägga omsorg om att dokumentera de möten som behövs för att kunna gå vidare i ärendet. Dokumentation utgörs av underlag i form av bilagor till dessa riktlinjer, minnesanteckningar/protokoll som beskriver beslut och eventuella överenskommelser.

Möjlighet

För att undvika att en incident inte rapporteras därför att t ex närmsta chef skulle kunna vara inblandad i aktuell incident eller av annat skäl så är det alltid möjligt att kunna rapportera till andra än angivna nivåer av chefer enligt bilaga 1.

Dokumentation och arkivering

Det är varje förvaltnings ansvar att föra anteckningar i sådana här uppkomna situationer. Dokumentation ska hanteras och arkiveras enligt antagna riktlinjer om ärendehantering.

Övrigt

Bilagor nämnda i riktlinjerna som vägledning i arbetet vid interna oegentligheter finns på Intranätet under fliken säkerhet. Det ska inte uppfattas som tvingande att alltid följa bilagorna men de signalerar en sorts lägsta nivå på hanteringen och ska användas vid avsaknad av likvärdigt stöd.

Senast uppdaterad: 2 december 2016