Kurser, konferenser och representation - policy

Denna policy som beslutas av kommunstyrelsen omfattar alla anställda och förtroendevalda i Haninge kommun. Policyn gäller för alla kurser, konferenser och representation som sker inom tjänsten och som betalas av Haninge kommun.

Syftet med policyn är att kommunens kostnader och miljöpåverkan i samband med kurser, konferenser och representation ska vara så låga som möjligt samt att redovisningen ska vara korrekt och enhetlig för att underlätta den administrativa hanteringen och den interna kontrollen.

Kurser, konferenser och representation ska gagna kommunens verksamhet och motiveras av arbetsuppgifterna.

Uppföljning

Generell uppföljning sker på kommunstyrelse eller nämndnivå.

Kurser och konferenser

Överordnad chef beslutar om kurser och konferenser för underställd personal.

De förtroendevaldas kurser och konferenser beslutas av respektive nämnd eller dess delegat.

Lokaler och transporter ska väljas med hänsyn till miljön och vara ändamålsenliga rörande restid och total kostnad. Kommunens policy för resor ska beaktas och lokaler och konferensanläggningar inom kommunens gränser bör prioriteras. Inför beslut om kurser och konferenser bör det övervägas om behovet istället kan tillgodoses med hjälp av tekniska lösningar, till exempel virtuella möten.

Kommunens egna lokaler bör i möjligaste mån användas vid interna kurser och konferenser.

Representation

Extern representation

Extern representation är ett uttryck för sedvanlig gästfrihet i form av värdskap vid studiebesök, vänortsbesök eller liknande aktiviteter som tilldrar sig i kommunen samt även vid affärsöverläggningar och liknande med utomstående. Representation kan omfatta exempelvis restaurangbesök, besök på teaterföreställningar, museer eller idrottsanläggningar.

Representationen ska ske med omdöme och restriktivitet. Haninge kommuns policy mot mutor och bestickning ska beaktas.

Starksprit ska normalt inte förekomma vid extern representation. Undantag kan göras när kutym och sedvänja kräver det. Sådana undantag medges av kommundirektören, kommunstyrelsens ordförande eller kommunfullmäktiges ordförande.

Intern representation

Intern representation är värdskap vid sammankomster i kommunen. Det kan vara interna kurser, interna planeringskonferenser, personalsammankomster, nämndmiddagar eller högtidligheter för utdelande av förtjänsttecken.

Vid särskilda tillfällen på kvällstid kan vin eller starköl serveras i samband med måltid efter särskilt godkännande av närmaste chef om endast anställda deltar och efter godkännande av berörd nämndordförande om förtroendevalda deltar. Kommunfullmäktiges representation godkänns av kommunfullmäktiges ordförande.

Om vin eller starköl serveras ska det ske inom ramen för omdöme och måttlighet. Starksprit får inte förekomma vid intern representation. Alkoholfritt alternativ ska erbjudas.

Senast uppdaterad: 22 december 2017