Företagskort, riktlinje

Syfte och bakgrund

Få butiker vill idag hantera pappersrekvisitioner för fakturering utan vill istället att man skaffar ett kort kopplat till butiken.

Alla former av anskaffning av betal- eller kreditkort kräver att man tecknar ett avtal med ägaren till kortet. Kommunens medarbetare är inte behöriga att teckna avtal i kommunens namn. Affärskedjors egna kredit- eller betalkort får således aldrig användas för inköp till verksamheterna.

Alla inköp ska i största möjliga mån göras via de ramavtal som kommunen tecknat med upphandlade leverantörer. Alla dessa leverantörer kan och ska fakturera Haninge kommun.

Företagskortet

Kommunens verksamheter kan behöva göra oplanerade inköp.

Kommunens medarbetare erbjuds ett företagskort som betalningsmedel för inköp till verksamheten i de fall fakturering inte kan tillämpas.

Haninge kommun använder Svenska Handelsbankens företagskort. Inga övriga kredit- eller betalkort får tecknas i kommunens namn.

Ansvar

Att inneha företagskort innebär ett stort ansvar och alla medarbetare ska inte ha företagskort.

Antalet företagskort begränsas till högst fem per ansvar. Beslut om att ansöka om fler företagskort kan fattas av avdelningschef eller förvaltningschef. Särskild motivering krävs.

Attestansvarig chef beslutar enligt gällande delegationsordning om vem eller vilka i den egna verksamheten som skall ha företagskort.

Tillämpning av riktlinjerna

Så här fungerar företagskortet

Företagskortet är ett kreditkort som en utvald namngiven innehavare får bruka för inköp till sin verksamhet i Haninge kommuns namn.

En kreditgräns på i normalfallet 10 000 kronor är kopplad till respektive företagskort. Samtliga inköp som görs på ett kort kommer på en faktura per företagskort varje månad.

Kvitton för alla inköp ska bifogas fakturan som sedan skickas till skanning. Fakturan har 30 dagars betaltid. När fakturan är betald fylls företagskortens kredit på.

Att få ett företagskort

Attestansvarig chef bedömer vem som ska få använda företagskort i verksamheten. Högst fem företagskort får kopplas till varje ansvarskod.

Ansökan om företagskort görs på den särskilda blankett för Handelsbankens företagskort som erhålls från kommunstyrelseförvaltningens ekonomiavdelning. Ansökan ska fyllas i fullständigt och undertecknas av attestansvarig chef. Den lämnas därefter tillbaka till ekonomiavdelningen. Ekonomiavdelningen sänder ansökan vidare till Handelsbanken.

Efter administrativ hantering på Handelsbanken anländer företagskortet till ekonomiavdelningen. Företagskortet hämtas och kvitteras ut på ekonomiavdelningen av innehavaren personligen, som i samband med detta måste legitimera sig.

Förlust av företagskort

Företagskortet är en värdehandling som skall förvaras på samma betryggande sätt som kontanter.

Förlust av kort måste omedelbart anmälas till Handelsbankens spärrservice, telefon 020-41 12 12. Förlust av företagskort anmäls samtidigt till ekonomiavdelningen.

Företagskortets användning

Företagskortet får endast användas för inköp avseende kommunens verksamheter.

Vid köp lämnas kort och legitimation till kassören. Det finns ingen pinkod till dessa kort.

Privata inköp och kontantuttag är inte tillåtna. Missbruk av företagskortet kan medföra disciplinära åtgärder inklusive polisanmälan.

Kvitton

Samtliga kvitton på alla köp som gjorts på kortet ska sparas. Av kvittot ska tydligt framgå vad som inköpts. Specificerad moms ska framgå på kvittot. Kontrollera att leverantörens organisationsnummer finns med, detta för att kommunen ska kunna göra momsavdrag.

Samtliga originalkvitton ska bifogas fakturan. Om kvitto saknas och kopia inte kan ordnas, kan kortinnehavaren bli personligt betalningsansvarig.

Återlämning av vara

Vid eventuell återlämning av vara som betalats med företagskortet ska företagskortet krediteras. Man erhåller då en returnota eller ett returkvitto. Denna ska bifogas fakturan på samma sätt som inköpskvitton. Kontanter får inte tas emot.

Kreditgräns

Kreditgränsen per kreditkort är i normalfallet 10 tusen kronor.

De totala inköpen under en månad genererar en faktura efter månadens slut. Denna faktura ska betalas inom 30 dagar. Först efter att betalningen har nått leverantören finns täckning på kortet igen. Inköp måste planeras och saldot hållas under kontroll. Saldot kontrolleras via Handelsbankens internetservice.

Företagskorten är kopplade till det ansvar som ska betala inköpen.

Beslut gällande kreditgräns per kreditkort avvikande från 10 tusen kronor per månad kan fattas av avdelningschef eller förvaltningschef efter särskild motivering.

Skicka fakturan till skanning

Alla köp som specificeras på fakturan ska vara verifierade med kvitto.

Tejpa fast kvittona på den särskilda blankett för detta som heter kvittorapport. Endast ett kvitto per blankett accepteras. Alla kvitton ska vara helt läsbara. Kontrollera att momsen stämmer avseende kvitto och fakturans sammanställning av moms. Kvittot är det korrekta underlaget, ändra i de fall det behövs.

Vid restaurangbesök, representation, kurs och konferens ska alltid deltagarlista och syfte bifogas. Vid taxiresor och parkeringsavgifter ska alltid syfte bifogas.

Kontrollera att referens framgår tydligt på fakturan så att fakturan kommer i rätt flöde i fakturahanteringssystemet.

Skicka fakturan med alla underlag till Haninge kommun, Box 951, 831 29 Östersund.

Fakturan i fakturahanteringssystemet

Fakturan ska konteras noggrant och i detalj.

En faktura kan innehålla köp inom flera olika varugrupper och ska då delas upp på olika konton. Även räntor och avgifter ska särskiljas med olika konton.

Kontrollera alltid att momsbeloppen stämmer och korrigera i de fall det behövs. Lägg till deltagare och syfte i de fall det krävs men inte redan bifogats.

Fakturan attesteras enligt attestordningen. Det innebär att egna inköp eller eget deltagande på resor med mera som betalats med företagskortet, skickas till överordnad chef för attest.

Kostnad för företagskort

Varje företagskort kostar verksamheten 150 kronor per år och debiteras verksamheten.