Rutin för biståndshandläggning inom äldreomsorgen

1 Inledning

Denna rutin är ett komplement till Riktlinjer för biståndsbedömning inom äldreomsorgen i Haninge kommun.

1.1 Syfte

Att skapa en tydlig och enhetlig rutin för biståndshandläggningen inom äldreomsorgen för att säkerställa en enhetlig och rättssäker myndighetsutövning.

1.2 Avgränsning

Rutinerna avser handläggning av ärenden enligt Socialtjänstlagen, SoL, inom äldreomsorgen. Med äldreomsorg avses insatser riktade till personer 65 år och äldre.

2 Handläggning av ärenden

2.1 Dokumentation

Enligt 11 kapitlet 5 § SoL skall dokumentation föras om sådant som är av betydelse i ärendet: t ex när ansökan kommit in, när hembesök/vårdplanering ägt rum, telefonsamtal/e-post som berör ärendet, meddelande om förändringar i behoven och avvikelser i hjälpinsatsen. Såväl utredning, beslut som beställning och verkställighet ska dokumenteras.

Att ta emot, hantera, dokumentera och arkivera personliga uppgifter måste ske tryggt, säkert och med respekt för den enskildes integritet enligt 11 kapitlet 6 § SoL. Uppgifterna lagras dels i en digital personakt i verksamhetssystemet och dels i pappersform i en fysisk personakt.

Handlingar som rör den enskildes personliga förhållanden omfattas av sekretesslagen. Den enskilde har alltid rätt att ta del av den dokumentation som rör den enskilde, utredningar, beslut, beställningar och anteckningar. Gentemot övriga, även nära anhöriga, har vi sekretess om den inte den enskilde ger sitt medgivande att uppgifterna lämnas ut.

Avslutade ärenden ska gallras bort efter 6 månader. Individärenden födda dag 5, 15 och 25 ska arkiveras.

2.2 Ansökan/anmälan

En ansökan eller anmälan ska alltid registreras som en sådan i verksamhetssystemet. En ansökan kan enbart göras av den enskilde, av ett ombud eller en förvaltare. En förhandsbedömning görs om ansökan ska avvisas eller leda till att en utredning inleds.

2.3 Utredning

När en ansökan inkommer ska en utredning skyndsamt inledas (SoL 11kap 1§), i normalfallet inom en vecka. I utredningen ska ansökans innehåll framgå, när och av vem den är ställd. I utredningen ska det vidare framgå vem som lämnat informationen och när den är lämnad. Följande områden ska täckas av utredningen: ansökan, social situation, hälsotillstånd, adl-status, behovsbedömning, mål med insatser, kommunicering av innehållet och beslut.

2.3.1 Vårdresursmätning vid hemtjänstärenden - Ögatbedömning

I utredningsunderlaget ingår att göra en vårdresursmätning av den enskildes behov och situation. Ögat bedömningen innebär en checkning att relevant information om den enskildes boendesituation, adl förmåga, språk, syn och hörsel, minne, psykiska och medicinska delar hämtats in. Bedömningen kan också tillföra individuell tid som komplement till schablontiden som den beviljade insatsen genererar.

2.3.2 Vårdresursmätning vid ansökan om vård- och omsorgsboende

I samband med ansökan om vård- och omsorgsboende görs en vårdresursmätning. Mätningen görs tillsammans med hemtjänst eller korttidsboendepersonal. Vårdresursmätningen samt utredning ligger som underlag till beslut om vård- och omsorgsboende.

2.3.3 Kommunicering

Enligt förvaltningslagen17 § skall sökande bli underrättad om en uppgift som har tillförts ärendet genom någon annan än honom eller henne. Myndigheten får dock avgöra ärendet utan att så har skett om avgörandet inte går parten emot, om uppgiften saknar betydelse eller om åtgärderna av någon annan anledning är uppenbart obehövliga. Därmed är det endast vid avslag som kommunicering bör ske. Den enskilde har rätt att ta del av utredningen.

2.4 Beslutsrutiner bifall

2.4.1 Beslutsmeddelande - bifall

I samtliga beslutsmeddelanden ska framgå vad som ansökts och av vem samt vad som beviljats, enligt vilken lagparagraf, datum när det beviljats och av vilken handläggare.

Samtliga beslut, förutom beslut om vård- och omsorgsboende, ska vara tidsbegränsade. Beslut om vård- och omsorgsboende tas av beställarenhetens enhetschef, resterande av biståndshandläggare. Förslag på beslutsformuleringar, med hänvisning till aktuellt lagrum, finns i verksamhetssystemets frastexter.

Övre tidsgräns vid beslut för olika beslutskategorier:

  • Korttidsboende för mobilisering/fortsatt utredning/avlastning – 3-4 veckor
  • Korttidsboende i väntan på verkställighet av vård- och omsorgsboende – 8 veckor
  • Anhöriganställning – 6-12 månader
  • Hemtjänst - 1 år
  • Dagverksamhet - 1 år
  • Växelvård - 1 år
  • Vård och omsorgsboende - ingen tidsbegränsning

2.4.2 Registrering av beslut i verksamhetssystemet

Beslutsfattande biståndshandläggare registrerar i verksamhetssystemet beslutstyp, beslutsdatum, insatskategori (endast insatser med VERSALER i insatskatalogen ska användas), bevakningsdatum, väljer aktuell utförare och registrerar beställda insatser. Utförare registrerar verkställighetsdatum samt avvikelser för frånvaro och inte utförda insatser. VIKTIGT: Registrera inkomst (15 000 kronor) när personen inte fyllt i inkomstförfrågan. Då kunden ska betala hela avgiften för de insatser som han eller hon har när de inte fyller i denna. För att få avgiften prövad efter inkomst måste man skicka in inkomstförfrågan.

2.4.3 Uppföljning av beslut

Handläggaren har ansvar för att beslutet är aktuellt och överensstämmer med den enskildes faktiska behov och önskemål, med detta följer att uppföljningsansvar.

Omprövning av bistånd kan ske av följande skäl:

  • kännedom om förändrat omvårdnadsbehov

Nyprövning av bistånd kan ske av följande skäl:

  • aktuellt beslut går tidsmässigt ut
  • enskild ansöker om nya eller förändrade insatser
  • enskild avsäger sig beviljad insats (detta behöver man endast göra en journalanteckning om och meddela hemtjänsten)

En uppföljning som resulterar i en omprövning eller nyprövning medför ny utredning, nytt beslut och nytt uppdrag. Samtliga pågående hemtjänstinsatser ska framgå i en och samma utredning och beslut.

Om uppföljning inte sker inom tiden för beslutet bör man fatta beslut om förlängning för uppföljning av beslutet. För att kund/den äldre personen inte ska vara utan beslut.

2.5 Beställning

När beslut är fattat skickas beställning (uppdrag), inklusive begäran om genomförande- plan, till avsedd utförare. Vid beslut om vård- och omsorgsboende, växelvård/korttidsboende och dagverksamhet meddelas beslutet först till boendesamordnaren, som bevakar platstillgång och som kontaktar aktuell enhet och skickar uppdraget.

2.6 Beslutsrutiner avslag

2.6.1 Beslutsmeddelande - avslag

I samtliga beslutsmeddelanden ska framgå vad som ansökts och av vem samt vad som avslagits, enligt vilken lagparagraf, med vilka motiv och av vilken handläggare. Avslagen ska alltid motiveras i beslutsmeddelandet och besvärshänvisning bifogas.

Avslaget ska skickas rekommenderat, för att kunna avgöra om eventuell överklagan inkommit i laga tid. Beslut om vård- och omsorgsboende tas av beställarenhetens enhetschef, resterande av biståndshandläggare.

2.6.2 Registrering av beslut i verksamhetssystemet

Beslutsfattare registrerar avslagen insats.

2.6.3 Överklagan och besvärshänvisning

Hur beslut överklagas regleras i 23 § i förvaltningslagen och 16 kap 3 § SoL. Vid beslut som avslag eller delavslag ska den enskilde underrättas om hur han eller hon kan överklaga. Endast den person beslutet gäller, utsett ombud eller förvaltare kan överklaga. Överklagan ställs till Förvaltningsrätten, men skickas till Äldreförvaltningen.

När överklagan inkommit i laga tid (3 veckor) ska nämnd/delegat pröva om skäl för omprövning med stöd av § 27 förvaltningslagen föreligger. Skäl för omprövning är att nya uppgifter inkommit i ärendet samt att beslutet är uppenbart oriktigt, ändring kan ske inom rimlig tid och om ändringen inte är till nackdel för den enskilde.

Respektive handläggare skickar ett följebrev till förvaltningsrätten och bifogar aktuella handlingar – överklagan, utredning och beslut. Till sökande skickas ett informationsbrev om att överklagan inkommit i laga tid, att omprövning skett enligt 27 § förvaltningslagen och att överklan skickats vidare till Förvaltningsrätten.

Registrator ska meddelas om att överklagan inkommit och att handlingar skickats till länsrätten. När förvaltningsrättens dom kommer anmäls denna för kännedom till nämnden. Vid ärenden som överklagas vidare till kammarrätt och regeringsrätt gäller ...

(Enligt Kommunallagen 10:8 kan enskild kommuninvånare överklaga beslutet för att pröva dess laglighet, s k Laglighetsprövning)

2.6.4 Ändring av beslut med anledning av domslut

Nytt ärende registreras med domens nummer och vad ärendet handlar om. I utredning ska framgå att domen medför ändring av beslut, notera vilket beslut som ändras med ärendenummer och beslutsdatum. Att det rör sig om ändring av beslut pga. domslut ska kunna utläsas under ansökansdel och under beslutsdel.

2.6.5 Rutin när person tackar nej till erbjudande om vård- och omsorgsboende

Nämnden har skyldighet att tillgodose behovet omedelbart och verkställa beslutet i rimlig tid, vilket normalt anses vara inom tre månader. Om personen tackar nej till erbjudande utan synnerliga skäl ska personen informeras om att nämnden inte kan fullgöra sin skyldighet att verkställa beslutet och att ansökan därför bör återtas. Vid synnerliga skäl kan fler erbjudande ges.

Skriftligt meddelande till sökande om att ansökan är återtagen och därmed tidigare beslut om vård- och omsorgsboende inte är giltigt.

Nytt beslut om hur behoven kan tillgodoses på annat sätt, genom till exempel hemtjänstinsatser, trygghetslarm och dagverksamhet.

Noggrann dokumentation och uppföljning i ärendet.

Kontakt för den här sidan: haningekommun@haninge.se

Senast uppdaterad: 12 januari 2016