Skriftlig ansökan och avtal
Vid önskemål om samarrangemang krävs en skriftlig ansökan som lämnas senast tre månader före det planerade arrangemanget till kultursamordnaren/enhetschefen för bedömning i programrådet. (För program i september-oktober vill vi ha ansökan senast 1 juni). (Observera att speciell ansökan görs för utställningsförlag). Vi får många förfrågningar om samarrangemang, vilket betyder att vi ibland måste tacka nej till ansökningar. Detta sker dock mycket sällan. Vi eftersträvar en lagom mängd program med ett rikt, varierat utbud och prioriterar därför arrangemang som kompletterar det befintliga utbudet.
Efter att programrådet godkänt ett samarrangemang krävs att medarrangören håller kontakt med kultursamordnaren angående marknadsföring på hemsida och i kulturkalender. Medarrangören ska även boka ett möte med serviceenheten/tekniker för avstämning och underteckande av ett avtal kring samrrangemanget.
Lokaler och teknik
Kultur & Fritid upplåter lokal, inkl. befintlig utrustning, samt ger medarrangör tillgång till tekniker/vaktmästare för tekniskt genomförande och iordningställande av lokal, enligt överenskommelse. Teknik utöver överenskommelsen bekostar medarrangören själv. Medarrangören skall i god tid senast 1 vecka före arrangemanget meddela tekniker körschema/programpunk ter och eventuellt ljus/ljudbehov samt även i god tid enligt överenskommelse pröva all teknisk utrustning såsom musik på CD eller kassett, diabilder, datorprogram, egen ljudanläggning eller dylikt. Artister ska i god tid före arrangemanget delta vid soundcheck eller dylik teknisk genomgång. Tidpunkt för soundcheck bestäms i samråd med teknikerna.
Marknadsföring
Kultur & Fritid bidrar till marknadsföringen genom information i Haninge kulturkalender samt på hemsidan www.haninge.se/kultur. Uppgifter som krävs för kulturenhetens marknadsföring lämnas till kultursamordnaren vid angiven tidpunkt. Medarrangör får själv stå för affischer och vi tar gärna emot affischer för affischering i kulturhuset samt på biblioteksfilialer ca två veckor före arrangemanget.
Biljettförsäljning
Kultur & Fritid kan bistå med biljettförsäljning via vår hemsida www.haninge.se/kultur om önskemål finns. Då tar vi ut en avgift à 5 kr/per biljett . All information angående hur försäljningen ska ske (när den ska starta, hur många platser, pris m m) måste lämnas i god tid till service- eller kultenheten i Haninge kulturhus. I många fall sköter medarrangören biljetthanteringen själv. Ibland sker enbart försäljning direkt vid entrén före arrangemanget.
Intäkter
Vid samarrangemang avgör Kultur & Fritid i samråd med medarrangör om och hur ev. intäkter skall delas. (Delning av intäkter är inte aktuellt vid slutna arrangemang eftersom vi då tillämpar taxa). Vår biljettpolicy är att hålla nivån lågt för att så många som möjligt ska ha möjlighet att delta. Avgiften är differentierad beroende av arrangemangets karaktär och målgrupp. Vi tar ej entréavgift för elevföreställningar. Om medarrangören har sådana önskemål får de själva ombesörja all sådan biljetthantering.
Värdskap
Representant från medarrangör måste alltid närvara vid evenemanget samt fler representanter om insläpp och teknik kräver det. Medverkande värdar ska finnas på plats i kulturhuset minst en timme innan programmet börjar (vid vissa arrangemang krävs ännu längre förberedelsetid) och stanna tills arrangemanget är slut och avstämning skett med tekniker.
Inställt arrangemang
Vid inställt arrangemang som orsakats av kulturenheten åligger det kulturenheten att meddela allmänheten på plats. Vid inställt arrangemang som orsakats av medarrangör åligger det medarrangören att meddela allmänheten på plats.
Förtäring och gåvor
Förtäring och gåvor till medverkande artister ombesörjs av medarrangören.